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2011?办公室环境管理资料 1．办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流； 缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人；封 闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性。 2．封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。 3．预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点其中， 第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现 4．发生事故时，秘书要填写《事故情况记录表》；如果事 故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情 况报告表》，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉 及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意 一定不要有伤情鉴定医生。 5．改进日常办公事务工作流程的方案。 答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精 简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。注意事项 中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客 户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本 身要有不断改善的空间和弹性。 6．选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件， 首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章 监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认 真核对一遍。 7．选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施 审核、体式审核、程序审核。 8．选择办公设备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和 费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品 供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货 （3）服务和位置（4）安全和可靠性要仔细比较供应商的 报价单、订货单、交货单和发票是否一致。 9．作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？ 答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定 最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量的 定义，最小库存量，再订货量： 第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保 持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。进货卡即记录所 有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数 量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库 存物品的实际数量。 第三：最后①检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各 部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡，了 解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查 实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余 额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。 10．租用或租借合同无法提前终止，否则可能是昂贵的。 11．办公用品的采购，①由购买货物的人填写《购买申请 表》，经部门领导批准后交给采购人员。并复制一份给会计 部门。②采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入 库，库房人员要签字表示货物进库③会计部门收到发票后， 对照交货单、入库单和订购单，要做到三单一致，经财务 主管签字，支付款额或支票。 12．做时间表应按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编 号标记出任务完成时间的前后顺序。并指明每一项任务的 负责部门或承担人以及负责人。 13．行动计划的内容：四点。考试大编辑整理 14．现代企业管理要求工作的时效性。制定承办周期的内 容和期限要考虑：（1）时间期限（2）确定多长的时间期 限做标准适宜，包括能体现组织的形象。 15．承办周期是企业接到客户或询问者的问题后处理并回 复的时间规定。 办公用品的发放和管理 ▲复习重点 （1）办公室常用办公设备的功能和特点 （2）办公用品和易耗品范围、分类和管理方法 （3）节约办公用品的措施 一、办公室常用设备的使用 （一）识别办公用品和易耗品（详细阅读这部分内容） 思考：办公室里哪些用品属于易耗品？ （二）相关知识 纸薄类 笔尺类 办公用品及易耗品的范围包括： 小装订类 归档用品 办公设备专用易耗品 二、办公用品的发放程序 办公用品的发放和节约使用的一般方法 阅读思考：1、发放物品应有哪些手续？ 2、节约使用办公用品的具体措施有哪些？ 作业：写出办公用品发放的具体办法。 办公效率和时间管理 ▲复习重点 （4）合理安排日常工作及上司交办的工作的要求 （5）秘书简单事务性工作的内容范围 一、合理安排日常工作及上司交办的工作 （一）工作方法 首先认真阅读案例部分，根据案例的提示进行学习 1、用?ABCD?法则排出工作的优先等级 依照事务的轻重缓急，循序着手，充分利用时间， 取得最佳效益 2、有效利用时间，事半功倍 （1）明确自己的工作任务和职责 （2）区分常规工作和非常规工作 （3）开动脑筋，分清工作的轻重缓急，使工作有序 进行 （4）合理分配精力，提高工作效率 （5）使用办公辅助手段帮助组织工作 （6）工作安排要适应流程的运转 （7）要遵照规章制度和承办期限 （8）记工作日记 （二）注意事项 秘书是辅助和服务于上司工作的，应准确地完成上司交 办的工作 二、日常办公