会议室管理使用.docxVIP

登记申 登记申请 表 人事行政部 审核确认 会议物资 准备 会议室交 付使用 会议结束 整理验收 宁波如强模塑有限公司 编 号 WI-RQ-XZ-002 会 议室管理制度 版 次 A / 2 会 议室管理制度 页 码 1 / 6 会 议室管理制度 一、制订目的： 为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，人事行政 部现面向公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下。 二、适用范围： 本制度适用于公司会议室的管理与使用。 三、权  责： 1.人事行政部：全面负责会议室日常管理。 eq \o\ac(○,1)  会议室使用接收、审核及相关协调工作； eq \o\ac(○,2)  会议室物资准备； eq \o\ac(○,3)  会后会议室整理。 2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 eq \o\ac(○,1)  会议室的及时申请； eq \o\ac(○,2)  会议中会议室内所有器材设备的保管与维护； 三、具体流程： 1．申请：各部门使用会议室，请指定专人，在人事行政处登记会议室使用申请 表（附件 1）。 2.申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行： 宁波如强模塑有限公司 编 号 WI-RQ-XZ-002 会 议室管理制度 版 次 A / 2 会 议室管理制度 页 码 2 / 6 物资准备 申请时限 无需物资准备 30 分钟前申请 需提供纯净水摆放 1 小时前申请 需准备电脑、投影设备、鲜花、水果、客餐等服务 1 个工作日前申请 四、会议室使用规定 会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及 对室内设备物品的管理； 部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向人事行政部行政人员提出申请并 填写《会议室使用申请表》，经人事行政部审核后方可使用。临时性使用会议室，必 须经人事行政部负责人同意后方可使用； 3.使用原则：先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情 况下，补充相应手续后可使用；但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个 人；特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但人事行政部不负责协商， 由使用者自行协商； 遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能 调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议； 部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。超过 10 分钟仍未到达 会议室的，人事行政部有权对会议室的使用另作安排； 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如需延长使用时间， 需及时通知人事行政部； 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。 宁波如强模塑有限公司 编 号 WI-RQ-XZ-002 会 议室管理制度 版 次 A / 2 会 议室管理制度 页 码 3 / 6 严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿； 8.会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室； 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议 记录等; 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁。使用完毕后，务必 将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设 备； 11.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 五、程序 1.申请流程 部门或个人到行政人员处查询会议室的使用状况； 部门或个人向行政人员申请，申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备 等情况； 行政人员根据部门或个人的申请需求作出安排，并在《会议室使用登记表》 上做记录； 部门或个人按时间使用会议室。 2.使用流程 部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3.交还流程 宁波如强模塑有限公司 编 号 WI-RQ-XZ-002 会 议室管理制度 版 次 A / 2 会 议室管理制度 页 码 4 / 6 部门或个人使用完毕后，行政人员需检查会议室，发现不按规定使用的，及 时要求部门或个人改正； 如部门或个人不改正，行政人员应及时上报人事行政部负责人协调； 如部门或个人拒绝改正，人事行政部将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 六、注意事项： 会议室如需使用电脑请各部门自行准备，并请认真做好保密工作，严禁传播、 泄露公司商业秘密； 会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。； 会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占 用，人事行政部将负责协调工作； 4.投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动。如出 现故障，影响会议进行，可通知人事行政部。 宁波如强模塑有限公司 编 号 WI-RQ-XZ-002 会 议室管理制度 版 次 A /