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行政管理制度
第一节 办公室管理制度-员工守则…………………………
第二节 员工保密纪律规定…………………………….
第三节 印章管理制度…………………………………….
第四节 邮箱和电话管理制度……………………………
第五节 计算机管理制度…………………………………
第六节 日常涉外事务管理制度…………………………
第七节 办公室安全及卫生管理制度………………………
行政管理制度
第一节 员工守则
1.1 思想规范:遵法则、严纪律、具有团队精神。
1.2 办公仪表规范:
员工在上班时间内,要注意仪容仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。
1.3 语言规范:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗。
1.4 行为规范:
(1) 严格遵守考勤制度;
(2) 不向客户或外部人员谈论本公司的一切事务。不谈论客户短长。
(3) 一切内部文件、资料、报表、总结等,都应做到先收拾再离人,保证桌上无泄密,严格遵守员工保密纪律规定。
(4) 节约使用文具和器材,爱惜各种设备和物品。
(5) 工作时间内不应无故离岗、串岗,不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情,不得闲聊、吃零食,确保办公环境的安静有序。
(6) 工作时间,不要在办公室化妆。
(7) 接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的员工应主动接听;重要电话作好接听记录;严禁占用公司电话时间太长。
(8) 接待来访和业务洽谈请在接待室或会议室进行,私客不得在办公区停留。
(9) 在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注视对方,微笑应答,切不可冒犯对方。
(10) 接待客人时:
面戴微笑,与宾客谈话时应站立端正,讲究礼貌,用心聆听,不抢话插话、争辩,讲话声音适度有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解,冷静对待,及时上报;
遇到客人询问,做到有问必答,不能说“不”“不知道”“不会”“不管”“不明白”“不行”“不懂”等,不得以生硬、冷淡的态度待客人;
尊重客人风俗习惯,不议论、指点,不讥笑有生理缺陷的客人,不嬉戏客人小孩,不收受贵重礼品。不以肤色、种族、信仰、服饰取人。与客人相遇,要主动相让;与客人同行时,应礼让客人先行;同乘电梯时,让客人先上、先下。
会见客人时,不主动握手。必须握手时,应面带笑容,姿势端正,用力适度,不能用左手。握手时,左手不得插兜。
客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、大饱嗝、伸懒腰、大响指、哼小调。
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻。
(11) 做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持办公桌上物品整齐、干净。
(12) 办公室电话:
(12.1) 禁止使用公司电话打私人长途电话;禁止使用公司电话打长时间(超过5
分钟)私人市内电话。
(12.2) 违反12.1规定者,请自动到行政文员处登记并交纳所打电话费用;严重违
反规定,又有意隐瞒事实,处以5倍罚款,直接从当月或下月工资中扣除。
(12.3)所有电话,由公司统一管理;详见《邮箱和电话管理制度》。
(13) 劳动纪律由人事文员、行政文员实行归口管理;总经理室有责任和权利监督各部
门劳动纪律的执行情况。
第二节 员工保密纪律规定
为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。
2.1 公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
2.2 公司员工有保守公司秘密的义务。
2.3 公司保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。
2.4 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。
2.5 保密范围和密级确定
2.5.1公司秘密包括下列秘密事项:
(1)公司重大决策中的秘密事项;
(2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
(3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;
(4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表;
(5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
(6)公司员工人事档案,工资性、劳务性收入及资料;
(7)其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
2.5.2 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密: 最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害;
机密:
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