第四五节导入修改和整理Access.pptVIP

Access获取外部数据 导入数据 Access可以很方便地与其它系统进行数据交换，可以把其它格式的数据导入到Access中，也可以把Access中的数据导入其它系统； Access可以从Access,Excel,Lotus1-2-3,Dbase,Outlook……中导入数据。 Access获取外部数据 导入数据 １、启动Access，新建一个数据库，也可以打开原有的数据库； ２、执行“文件”－“获取外部数据”—“导入” ３、找到与导入数据相符合的文件类型。 ４、根据提示操作，直到完成数据导入； 修改数据表--修改数据 从外部导入的数据要求在Access中建立与之相对应的字段。因系统建立的字段不可能完全满足要求，所以要求用户对数据字段进行必要的修改。 修改字段时，要求选中要修改字段的表，在设计视图下完成修改： 修改数据表--修改数据 [1]修改字段 在设计视图下，修改字段名及字段的数据类型； 字段修改后，原来的字段数据可能会丢失； [2]添加字段 直接添加要加入的字段； 修改数据表--修改数据 [1]删除字段 选中要删除字段所在的列， “右键”－ 执行“删除列”； [2]删除记录 删除记录是对数据表内容的操作，要求先打开数据表。选中表中要删除的记录，“右键”－执行“删除记录”； 或执行“编辑”—“删除”； 修改数据表--修改数据 想一想： 删除字段和删除记录有何不同？它们是同一概念吗？ Access中的数据整理 在Access中，可以对数据进行以某个关键字进行排序，也可以设置成以多个字段为关键字进行排序。 将数据按一定的顺序排序,便于查找和浏览数据。 Access中的数据整理 [一]Access中数据的排序 １、打开数据库，并打开要排序的数据表； ２、在数据表中选择要排序的字段下任一记录上； ３、执行“记录”—“排序”—“升序／降序”命令。Access中数据的 ４、保存排序后的数据； Access中的数据整理 [一]Access中数据的排序 注意：保存排序后的数据后，原来的记录就会被当前记录覆盖； 如果要恢复原来的数据顺序，执行“记录”—“取消筛选／排序”命令。 Access中的数据整理 [二]数据的筛选 当排序的关键字段有多个时，可使用“高级筛选／排序”命令。 １、打开数据库，打开数据表； ２、执行“记录”—“筛选”—“高级筛选／排序”命令 ３、选择要筛选的字段，排序方式和规则； ４、执行“记录”—“应用筛选／排序”命令； Access中的数据整理 [二] 数据的筛选 想一想： 什么时候使用“排序”命令，什么时候使用“高级筛选／排序”命令？？ 排序：当排序字段只有一个字段时； 筛选：当排序字段超过一个字段时； 作业及任务 １、完成课堂任务 ２、完成课本思考与练习； * * 第四五节　导入修改和整理Access数据表 普通高中信息技术 *