文件管理制度(拟稿).docxVIP

文件档案管理制度 一 总则 目的： 为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化，提高办公效 率，特制定本制度。 范围： 本制度适用于四川兴达明科机电工程有限公司所有文件档案管理 。 二 文件分类 公司内文书分类主要分为A类机要文件、B类重要文件、C类普通文件三类。 （一） 机要文件（A类） 公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记 材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件； 公司董事会、经营层会材料，包括会议通知、会议材料、会议记录 （纪要）、会议决议及《任务督办书》等； 公司级年度工作计划、工作总结及相关材料； 财务类各种对内统计报表、各类单据； 公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等； 所有涉及保密工作的文件资料； 其他有所定义的机要文件。 （二） 重要文件（ B 类） 外来文件： 政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、 各类标 准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等； 公司对外的正式发文，包括红头文件、请示汇报等； 与公司经营管理相关的各类统计报表； 合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等； 质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标） 、程序 文件、质量记录、作业文件等； 技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、 任务书、协议书、验收标准、评审意见等。 行政类文件：规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等； 人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等； 公司内部会议相关材料：会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录 （纪要）、发放 / 回收记录等； 各部门的工作计划、总结等； 本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音 像资料等； 以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训 材料； 各种形式的涉密文件， 包括涉密的呈批文件、 会议记录（纪要） 等； 公司内部培训的课件，包括 PPT和其他相关的文字、音像材料。 三） 普通文件（ C 类） 各部门非涉密呈批文件。 各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要） 。 公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。 公司的简报、内刊。 公司购买的各类图书、报纸、杂志。 其他公司定义的普通文件。 文件制作规定 凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。 一） 红头文件 红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文； 以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求， 凡接到文件 的公司或部门应严格按照文件内容执行； 红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下： 3.1红头文件模板请参见附件 MK/WJ-01《红头文件》模板； 3.2用纸要求：标准A4纸； 字号要求：标题用 3 号宋体加粗，正文用 4号宋体； 文件要素标识： 发文字号：由发文机构代字、年份和序号组成，用 4 号宋体， 居中排列。机构代字反映发文公司或部门的性质，如“明科司 发”是四川兴达明科机电工程有限公司发文， “明科系统部发” 是四川兴达明科机电工程有限公司系统部发文；年份置于六角 括号〔 〕中，用阿拉伯数字标出全称，如 2012 年，不能简化 为“12”；序号是发文的流水号，保持 1 位虚位，如第 01号。 签发人标识：仅是在上报的公文中才出现。签发人姓名平行排 列于发文字号右侧。发文字号于行首居左空 1 字，签发人姓名 于行尾居右空 1 字，用 4号宋体字。 标题要求：一般由发文机关、发文事由和文种组成。标题用 3 号宋体字加粗，可分 1 行或多行居中排列；回行时，要做到词 义完整（不能把完整的词拆开） 。 正文要求：是文件的主体部分，正文的内容要准确，鲜明、完 整地表达发文件意图、目的和要求。正文用 4 号宋体字，文中 数字、年份不能分行。 附件要求：是正文内容的组成部分， 与文件正文具有同等效力。 应在正文末尾下空 1行，左空 2字，用4号宋体字表明“附件”， 后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件应 与正文一起装订。 成文日期：是文件生效的时间，是文件的一项重要内容。成文 日期和落款用 4 号宋体字。为了加强其准确性，成文日期要用 汉字（一二三四五六七八九0）书写，例如二?一二年四月十 五日。 主题词：是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词 语。用 4 号宋体字，词目之间空 2 字，一般不超过 5 个主题词。 文件发送：分为主送、抄送和抄报三种形式。主送，是主要收 受文件的机关，指上级部门向同级部门或下级部门发送文件； 抄送，是指除主送机关之外需要知晓公文内容的其他机关；抄 报，是下级部门向上级部门或领导发送文件。 二） 请示呈批文件 用于向上级领导呈报文件。 一般情况下， 向上级领导呈报文件时都 应以呈批文件的形式上报，