XX特殊钢有限公司会计档案管理制度.docx

XX特殊钢有限公司会计档案管理制度 第一条 为了加强会计档案管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据相关规定，制定本制度。 第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 （二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度及中期财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。 （四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 第三条 对于每年形成的会计档案，财务部应按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计保管一年期满之后，应由财务部编制移交清册，移交公司办公室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交本公司办公室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，公司办公室应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第四条 公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第五条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。公司各类会计档案的保管应当按照本制度附表所列期限执行。 第六条 保管期满的会计档案，除本制度第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： （一）由本公司办公室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二）总经理在会计档案销毁清册上签署意见。 （三）销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部共同派员监销。 （四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。 第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第八条 本公司若采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。 第九条 部门之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的部门，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 本制度是公司《会计制度》的重要部分，由公司财务部拟订，报公司董事会批准后执行，其解释权、修改权归公司董事会。 本制度自 2002年 3 月 1 日起施行。 附表：会计档案保管期限表 附表： 会计档案保管期限表 序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账 15年 包括日记总账。 5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年。 8 辅助账簿 15年 三 财务报告类 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5年 15 银行对账单 5年