文书档案的收集与整理1幻灯片资料.pptVIP

文书档案的收集整理;;档案的本质属性是原始记录性。 档案的基本作用是凭证作用和参考作用。 档案的基本门类有文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、人事档案等。档案的本质属性是原始记录性。 档案的基本作用是凭证作用和参考作用。 ;;1、归档范围 （1）本单位形成的文件材料 （2）上级机关制发的属于本单位主管业务和需要贯彻执行的文件 （3）下级单位报送的重要文件材料 （4）同级机关和非隶属机关需要贯彻执行的文件材料;2、不归档的范围 （1）上级来文三个方面的不归档：一是任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；二是上级机关发来供参考的文件材料；三是征求意见的未定稿文件材料。 （2）同级机关和不相属机关来文两个方面不归档：一是参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件；二是非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料； ; （3）本机关形成文件的八个方面不归档：一是重份文件；二是无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；三是未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件；四正式文件、电报上摘录的工作参考的非证明材料；五无特殊保存价值的信封，一般性表态建议或意见的人民来信；六是机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；七是机关负责兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；八是为参考目的从方面收集的文件材料。;3、不归档文件的处理 （1）属于清退范围的按规定清退 （2）其他不归档文件，登记造册销毁，禁止混入废旧报纸出售，防止失泄密。;1、收文 2、发文 3、帐外文件（工作计划、总结；会议记录；会议文件；统计报表；调研材料；对外签定的合同、协议等） 《档案法》第十条、《重庆市实施〈档案法〉办法》第十一条规定：国家机关工作人员在公务活动中形成的文件材料应当归档，任何个人不得拒绝归档，不得拒为已有。;齐全完整，一方面是指所有应当归档的文件材料都应收集齐全完整；另一方面是一份文件要齐全完整，正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与被转发件，多种文字形成的同一文件材料 符合档案保护要求：文件制作材料的纸张、字迹材料，公文办理过程，如领导批示等。 建立相关制度，加强文件的收集。 ;将处于零乱的和需进一步条理化的文件，进行分类、组合、排列和编目，使之系统起来。 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。;依据：《重庆市机关归档文件整理实施细则》 （渝档发〔2009〕34号） 件的确定：件是归档文件整理的单位。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，正文与文件处理单位为一件。;（一）原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （二）质量要求 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。;传统方法与简单方法整理的不同 1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2、计量单位不同，前者是“卷”为单位，后者是“件”为单位，明确文件处理单要归档 。 3、装订方法不同，前者是三孔一线，后者只要符合档案保护要求即可。 4、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，各单位视具体情况简化分类层次。 ;5、取消案卷，卷内文件目录，只编以件为单位的归档文件目录。 6、无需拟定案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊 7、无需编页号，目录改设“页数”项。 8、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处即可。 9、归档文件直接装盒保管。 10、档案盒的设置有较大的变化。 ;1、分类 分年度：按照文件形成年度分，取消按针对年度分类。但来文与复文作为一件时放入复文年，跨年度的会议文件放入闭幕年。 分机构（分问题）：按文件的承办机构（按分类方案） 分期限 归档文件的保管期限分为：永久、定期（30年、10年） 永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； ;（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）机关重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料； ;（七）上级机关制发的属于机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 定期保