第4讲-固定资产子系统教材课程.ppt

第4讲 固定资产子系统 一、固定资产概述 二、固定资产子系统的结构 三、固定资产的初始设置 四、固定资产的业务处理 三、固定资产的初始设置 （一）概述 （二）系统使用前的准备工作 （三）系统初始设置 （一）概述 系统的初始设置的基本任务是使用户可以根据本单位的实际需要设置会计业务处理规则方法和输入系统投入使用前的基础数据，从而将一个通用系统转化为适用于处理本单位会计业务的专用系统。初始设置的好坏对于系统能否高效率的使用具有举足轻重的作用，而做好初始设置的基本条件是认真做好设置的准备工作。 （二）系统使用前的准备工作 系统使用前的准备工作从以下几个方面进行： 规范固定资产数据的收集 规范固定资产的基础数据和历史数据。 确定折旧方法 规范信息输出 规范计算机系统的工作程序 1．规范固定资产数据的收集 根据企业管理的需要对现有手工系统数据的情况进行调查分析，搞清楚存在的数据冗余、遗漏脱节的原因。制定制度规定数据收集的方式、内容、凭证格式；优化数据传递的渠道；规定数据管理的责任部门，从而保证固定资产数据的完整性、系统性和及时性。 2．规范固定资产的基础数据和历史数据 1)固定资产的基础数据主要是进行计算机处理必不可少的各种编码和为了管理需要而制定的各种控制指标数据。 数据编码是系统高效运行的基础。手工条件下固定资产的各种资料或者没有编码，或者编码带有很大的任意性，或者不便于计算机使用，因此在系统投入使用前需要根据企业管理和计算机系统数据处理的需要进行规范。 对这些数据进行规范主要考虑： 编码是否科学、合理。 编码在各个会计子系统中是否统一。 确定的编码体系是否符合所选软件对编码的要求。 2)对固定资产历史数据的规范其根本目的是对原有手工系统进行一次全面的清理，对历史遗留问题进行一次彻底解决。以便使计算机系统一开始就在一个良好的基础上运行。 固定资产历史数据的清理规范主要解决两个问题。 会计部门固定资产二级明细账与设备部门管理的固定资产卡片的分类合计是否符合。固定资产卡片上每件固定资产是否记录了折旧 计提的情况，是否与会计部门“累计折旧”账户的记录相符合。 所有部门记录的固定资产的单、证、账、表上的数据与实际存在的固定资产是否符合。 3．确定折旧方法 固定资产折旧的计算是固定资产核算的核心工作由于计算机系统基本不必考虑处理能力的问题，因此，在向计算机系统过渡时只需根据企业细化会计核算的需要在会计制度允许的范围内选择折旧计算方法即可。一般来说选用单台折旧方法核算固定资产折旧更合适。 4．规范信息输出 固定资产的信息输出主要是以报表形式提供的手工条件下，会计部门和固定资产管理部门分别根据自己记录的资料编制相应的报表。一般来说这些报表只能反映固定资产的一部分情况。限于手工处理的能力，大量管理所需要的信息在这些报表中难以反映。计算机系统的使用为提供充分的管理信息建立了良好的基础。因此在系统投入使用前应根据企业管理的需要确定报表的种类、 格式和具体内容，以便据以确定计算机系统报表的格式和计算公式。 5．规范计算机系统的工作程序 规范计算机系统的工作程序目的： 确保数据处理的正确性， 通过规范工作程序从制度上建立系统使用的内部控制体系。 因为会计核算工作有其确定的工作顺序：固定资产的各种增减、内部调动和使用状况变动没有进行处理，计提的折旧就可能发生错误；固 定资产系统生成的记账凭证没有向账务系统传递，账务系统就已结账，凭证无法传递，账务系统与固定资产有关的账簿记录就会出现错误。 （三）系统初始设置 固定资产子系统的初始设置包括以下几个方面： 建立核算单位 基本编码设置 固定资产卡片项目定义 部门对应折旧设置 固定资产增减方式设置 固定资产使用状况设置 固定资产卡片样式及卡片项目定义 折旧方法设置 固定资产类别设置 1.建立核算单位 建立核算单位又称账套建立。固定资产系统中建立核算单位的含义和作用与账务系统是一致的。其核心内容是设定系统主要编码的编码方式和固定资产系统与账务系统的接口。 2.基本编码设置 固定资产系统基本编码主要有使用部门、固定资产类别等。有些基本编码在其他会计子系统也可能需要使用，因此可以考虑将其设计为公共码表。 在设置固定资产的基本编码时需要注意以下几个问题： 凡具有国家标准的如果没有特殊情况应尽量参照使用国家标准。 编码应尽量具有一定的层次。如：固定资产使用部门编码可按：使用部门一车间一工段一班组设为四级群码以便按级分类汇总，提供尽量多层次的管理信息。 多数软件对编码的总长度都有规定，在设计代码时应注意不能超越编码总长度的要求。 3．部门及人员设置 进行固定资产归属的部门管理的设置，以便按部门对固定资产进行管理。 一般地。在固定资产