订单及发货流程.doc

郑州市凯贝特互感器有限公司 产品订单及发运流程相关规定 为确保公司产品销售、发运井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及相关规定。 1、 市场部根据销售合同及其合同评审结果下达《销售订单》（见附件1，简称《订单》）。《订单》一式五份，经总经理签批后分别送至技术部、生产部、计划、质检部。市场部对订单的完整性、准确性负责。 2、 订单中应明确货物交运日期及方式。货物运输应以“采取最廉价方式发运”为原则，对提出送货上门、客车代运等非最廉价方式发运要求的，必须在《订单》的“交货方式”中注明，并提醒总经理审示。 3、 各部在接到订单后，应及时明了订单内容，如对订单存有质疑，必须在2小时之内反馈到市场部。市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对引起误解的部分予以文字补充说明。文字补充说明不应使订单内容发生实质性的改变，若有实质性变动，应按照本规定第6条“订单修订”有关要求进行。 4、 销售订单一旦确定下发，必须严格执行。对执行过程中出现的新问题造成不能满足订单要求或不能按时完成订单时，应在第一时间（即0.5小时内）反馈至市场部协调解决。对确认不能满足订单技术或时间要求的，分下面两种情形由市场部负责上报总经理。 a、 经与用户沟通用户接受修订后的交货条件：修改《订单》，上报总经理知晓； b、 经与用户沟通用户不接受修订后的交货条件：第一时间上报总经理裁定。 5、 对经再次协调确定的与原订单不一致的内容，市场部必须对订单进行书面修订。 6、 订单修订： ①、订单修订由原“下单员”负责完成，并对此项工作的彻底性和正确性负责。 ②、若存在技术修订，该单技术负责人应提出书面技术修订方案，经总工程师审批后送达市场部实施“订单修订”。 ③、在修订内容不多，不影响订单内容清晰完整，不会造成误解的情况下，下单员可在市场部留存的《订单》上直接进行修订。被修订的留存《订单》在报送总经理复审签批后，下单员到现场对所有原订单进行修订； ④、对修订内容较多，或影响订单的清晰完整，或易造成误解的，必须将原订单全部收回，重新下达、审批、下发。必要时，在新订单下达前重新进行合同评审。市场部留存的重新下达的《订单》应与留存的原单一并保存； ⑤、 在原订单上进行内容修订，必须采用划改（划改——在原内容文字上画上一道，以示原内容作废，但又不影响原内容辨认，之后在其上方或下方写上正确的内容。见附件2：“划改示意说明” ），在原单上修订不得涂改； ⑥、下单员对所有被修订《订单》的每一处修订都必须签章确认； ⑦、订单中止（撤单），视为特殊的订单修订。订单一旦被确认中止，市场部必须在第一时间向总经理汇报，在得到同意撤单指示后，市场部应随即口头通知生产部准备进行生产和采购计划调整；同时应在2小时内完成下列工作：a、在留存的该原订单上注明撤单原因，送总经理签批；b、收回已下发的所有该《订单》合订保存； ⑧、生产部门不得接受任何来自非市场部的订单修订或撤单要求。所有订单修订或撤单要求必须通过市场部按照有关程序及要求实施。 ⑨、收到修订文件的部门负责人应在下单员指定的文件上签字认可。 7、 生产部每天下午下班之前，把按订单要求第二天要发运的、或未到订单要求发运时间，但第二天也可以发运的产品通知市场部。 8、 市场部根据生产部的通知做出发运安排，并将与发运安排相一致的《配货清单》（见附件3）送达生产部。 9、 《配货清单》是《订单》的组成部分，其产品名称、规格型号、编号应与订单相一致。当《订单》要求的产品不能一次性发运完毕时，应在《配货清单》编号后添加能够表明发运批次的后缀。 10、生产部根据市场部的发运安排，于次日下午四点半之前，把要发运的产品按照《订单》和《配货清单》的要求成套包装入库，并通知成品仓库做好出库准备。配货清单上所标出的内容必须逐条验对后在“□”处打上“√”。验对人应在《配货清单》上“核准人员”处签名。 11、由市场部根据产品准备情况，开具三联式《出库单》（如附件4），分别作为成品库出库、市场部发货、财务监督的下账凭证。市场部对出库单的准确性负责。 12、出库单“经理”一栏由主管销售的副总经理签署，以示对用户、产品及其配套物品的确认。主管销售的副总经理不在岗时，由主管生产的副总经理代签，待主管销售的副总经理到岗后，由下单员送交补签。 13、成品库管理人员按照《出库单》上的产品规格型号、变比、数量、准确级及负荷对待出库产品逐一进行核对，确认无误，成品库管理人员在出库单上签字，实施出库。成品库管理人员对出库产品与出库单的一致性负责。 14、所有出库产品，事先必须办理入库手续。产成品原则上不允许先出后入，以防止漏办错办。 15、产品出库后，市场部应及时开出《货物发运通知单》（见附件5，简称《通知单》）实施发运，并对出库待发运产品进行标识，防止错发、漏