XX海运事业部船舶备用金管理办法.docVIP

XX海运事业部 船舶备用金管理办法 司属各轮： 现将《XX海运事业部船舶备用金管理办法》印 发至各轮，请遵照执行。具体办法如下： 第一章 总则 第一条 为了规范XX海运事业部（以下简称“事业部”）船舶备用金的管理使用及各项费用报销，保证船员工作与生活的需要，特制定本制度。 第二条 船舶备用金主要用于垫付船舶生产费用、港务费、船舶淡水费、办公费、业务招待费及其他日常零星采购支出。 第三条 船舶备用金严格用于事业部规定的各项支出，不得挪作他用，不得随意借给私人，不得以白条抵库。 第二章 船舶备用金的管理 第四条 申请与核准 1、计划财务部根据船舶日常开支核定船舶备用金限额，现暂定为万吨以下（含万吨）35000元、万吨以上40000或50000元。船舶发生的各项费用，每月在相关部门审核后给予报销，并与船舶其它费用一起汇入船舶指定账户。 2、如遇特殊情况，可由船舶提出申请，船舶管理部和计划财务部审核后予以追加临时额度。 第五条 保管与责任人 1、船舶备用金日常使用与管理的责任人为船长，平时交由三副（或船长指定人员）代保管，并由三副（或船长指定人员）建立收支帐册，逐笔记录备用金的收入、支出和结余金额。 2、船舶备用金帐簿的设置和登记必须按照计划财务部的要求，接受计划财务部对船舶日常收支使用的监督管理。计划财务部负责相关人员上岗前的培训。 第六条 使用与报销原则 1、必须严格遵守“先申请后使用”原则，即先由船舶提出申请，事业部批复后再使用。凡未经事业部批复的各项支出，一律不予报销。 2、必须本着“合理有效”原则，即坚持优先保障船舶生产营运所需的港口费、淡水费、签证费和船员生活费用的支出原则。 3、经事业部批复后的每月船舶《费用申请与汇总表》为计划财务部据以审核报帐的唯一依据，凡未在该表中申请及正式批复的，一律不予报帐。 4、所有费用均按照事业部实际批复金额报帐，如对批复金额有异议，可与事业部相关部门联系并于下月另行申请，原批复数不得擅自更改。 5、在计划财务部核准报销前的各项暂付款一律视同为现金留存，保管责任在船舶船长及三副（或实际保管人）。 6、各项支出必须手续齐全。所有凭发票报销的费用均须船长签字后方可在三副（或实际保管人）处领取，属于增值税应税业务的，必须开具增值税专用发票，收据和非正规税务发票一律不予报销。各项杂支凭发票，经船长签字同意后发放。对手续不齐全的票据计划财务部不予报销。 第七条 船舶费用标准 1、船舶费用标准按照事业部《船舶费用管理规定执行》。 2、船舶费用使用情况，船舶应按有关规定实行船务公开。 第三章 离岗交接 第八条 三副（或实际保管人员）因工作需要调换岗位时，离岗前必须办理备用金交接，并按要求填列交接清单并经监交人（船长）签字认可一式三份，船舶留存一份，一份留交班人，一份留事业部计划财务部。 第九条 离岗交接的清点范围包括现金、未付款项、未报款项及伙食库存、招待用品库存，并根据清点结果编制盘点清单，由交接双方签字确认。 第十条 对交接中的遗留问题、未办理事宜必须写书面说明材料，并报计划财务部备案。三副（或实际保管人员）对其所经手的帐务报销事宜承担永久责任，不得推卸到下任。 第四章 船员离船结帐 第十一条 船员离船结帐时，一律不可预支工资，包括各种奖金、各种劳务费等。如擅自预支，多发款项由三副（或实际保管人员）负责追回，情节严重者公司将给予责任人相应处罚。 第十二条 船员离船结帐，凭《船员离船领款签收单》向事业部计划财务部报帐。《船员离船领款签收单》上必须填写船员离船时未领款项的委托领取方式（分直接邮寄和委托他人代领两种），填写不清的由当事人自行负责。 第五章 报帐表格书写及单据装订要求 第十三条 船舶各项支出按月度汇总，填写《船舶月度费用报销汇总表》，并按月装订成册，由计划财务部安排专人对帐，审核后予以报销。 第十四条 各式表格必须使用钢笔(水笔)填写规范或用电脑打印，不得随意涂改，手工书写必须字迹清楚。 第十五条 所有费用发放及报销均须船长及其他经手人签字，并盖船章。 第六章 附则 第十六条 本制度由事业部计划财务部负责解释。 第十七条 本制度自2020年9月1日起试行。 XX海运事业部 2020年9月22日