时间管理 和为上司安排日程 - 世界大学城.ppt

第 四 单 元 时间管理与日程安排 一 时间管理的 意义 一生的时间：一个72岁的美国人时间安排 睡觉21年，工作14年，个人卫生7年， 吃饭6年，旅行6年，排队6年，学习4年， 开会3年，打电话2年，找东西1年，其他3年 时间是特殊的资源 1 人际关系越多，沟通成本越大。 2 会议成本的计算 会议成本＝2A×B×T A代表每小时与会者平均工资的三倍，B为人数，T为时间，乘以2是因为经常性的工作被中断。 二 时间管理内容 时间计划 时间日记 制定工作时间表 时间计划 估计事情办理时间 估计在一定时间内各件事情分别需要的时间（编制工作时间表） 估计在一定时间内各件事情总共需要的时间（与规定的工作时间作一比较） 具体估计时，分为两类： 自己过去曾经做过的，参照过去的经验估计时间； 自己过去没有做过的，请教别人，应留有余地。 工作时间使用率 时间计划 编制工作时间表——每天、每周工作时间表 一天的工作时间表应在当天临近下班时编制； 一周的工作时间表应在本周的最后一个工作日的下午编制。 在台历上编制，是“随时”的，知道自己在一月内或更长时间内的活动，应立即记在台历相应的一页。 注意：机密内容记在专用记录簿 ，保管好 上司与秘书在日程安排中的工作分担 日程安排中工作分担的原因 企业的经营性质与形态和习惯 外资、合资、国有企业、私营企业等 特别是有关分派秘书时的习惯； 上司所负责业务的类型； 上司的性格； 秘书本身的能力及经验； 上司对秘书的信赖程度； 上司和秘书的合作年资及其内容。 文秘人员获得信任的原因 工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和信息 了解每一项业务的轻重缓急 每一个与上司约会的人物在上司心目中的重要性 对方的地位、身份的高低 其他外在环境的要求等 掌握说话的技巧 能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的要求，而不得罪对方 日程安排计划表的种类（一） 年预定表 是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。 月预定表、周预定表、日预定表 是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。 年预定表（例） 月预定表（例） 日程安排计划表的种类（二） 周预定表 是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细 。 日预定表 是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 周预定表（例） 25日（四）预定表（例） 预定表编制注意事项 年、月、周、日预定表分别制作； 表明日期、时间或耗时刻度； 时间刻度应早于上班时间、晚于下班时间； 用备注栏说明有关事项； 每日日程表最好用铅笔，便于修改； “暂时保留”或“可能变卦”项目可用符号表明，如下划线； 事项的填写要留有一定的余地，适应变动。 预定计划的确认（一） 预定计划是以电话决定时，根据备忘录以书面形式确认； 在会议的前一、两天，确认时间、日期、地点等； 上司和秘书必须在周末核对下周的行动计划，隔天傍晚核对第二天的行动计划； 每月底、周末前、每天早上把下个月、下周或当天的行动计划表交给上司，其中比较重要的事项画上一条红线； 预定计划的确认（二） 会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议室。如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所属的秘书； 会议、面谈所必须的文件及资料，在前一天准备好，重要的会议的资料要请上司查核； 如果会议或面谈的时间太长，即将接近下一个预定计划时间，秘书写便条悄悄交给上司请示，使上司能简单回答。 上司出差时，确认预约，调查当天火车、飞机的交通或误点情况。 预定计划的变更和调整 制作日程安排计划时保留宽裕的时间； 上司与秘书之间必须有密切的联系； 需要与有关人员的秘书们彼此联络，以便能预先获得信息，并通知上司； 变更及信息的追加，每一次都要在日程安排计划表上填写，同时及时通知上司及所有相关人员； 行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将别的行动计划编入； 为能快速地应对，要事先准备好与相关人员联系方法。 预定计划的提示 电子提示系统 利用电脑软件的提示功能，建立“报警系统”； 人工提示系统 基本办公日程表 固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备上司的日程安排表（卡片） 准备交往提示文件 安排约会 种类： 1）公务约会和私人约会 2）正式约会和非正式约会 3）例行约会和非例行约会 4）对等约会和非对等约会 双方一致原则 对举行约会取得一致； 对有关细节取得一致； 互相尊重的原则 主动约会时： 被动约会时： 互讲信用原则： 守约，不能轻易变动的是“议题” 约会时间、地点安排 时间：（何时、多长）