(新)Excel表格的操作大全.pdfVIP

也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此， 甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不 过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel 中的一些鲜为人知 的技巧入手，领略一下关于Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色” 显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工 资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格 式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右 侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值 “2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字 体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等 于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色 显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致 性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企 业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据 库。 2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输 入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。 仿照上面的操作，将B、C„„列分别命名为“商业企业”、“个 体企业”„„ 3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)， 执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设 置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在 下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体 企业”„„序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性” 对话框，选中“序列”选项后，在 “来源”方框中输入公式： =INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中C 列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应 的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格 (如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要 的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列， 可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 三、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档 添加到其中，方便随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定 义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项， 再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一 个名称(如“常用文档”)。 2.再在“类别”下面任选一项 (如“插入”选项)，在右边“命 令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档) 中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个 工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项 (如“工资表”等)，右 击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开 “分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位 到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起 来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只 要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中， 但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单