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北京中咨恒通工程咨询有限公司 商务接待工作手册 （2013 版） 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 目 录 第一章接待工作 . 1 一、接待工作基本要素 1 二、准备 . 2 三、交通 . 6 四、住宿 . 9 五、餐饮 . 9 第二章会务工作 . 12 一、准备 . 12 二、材料 . 12 三、食宿 . 13 四、交通 . 13 五、场地 . 14 六、其他 . 17 - 1 - 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 第一章 接待工作 接待工作是展示公司风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成 各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但 有时也会有突发和易变的特点。因此在接待工作中，应严格遵守领导指示 和公司的有关规定。 一、接待工作基本要素 接待工作主要应注意 5W 要素： What （什么事）、When （什么时间）、 Who （什么人）、How （怎样做）和Where （什么地方）。 1、What （事由） 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，通常包括以下几 种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、 礼节拜访等。 2、When （时间） 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、 离开时间、以及相关的车次航班情况等。 3、Who （人员） 人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别 等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把 握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高 领导。 - 2 - 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 4、How （方式） 方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的 事由将决定接待地点的选取和布置。 5、Where （地点） 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主 宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别 较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室