公司档案管理制度39765.pdfVIP

××公司档案管理制度 一、总则 （一）为规范××公司（以下简称“公司”）档案的管理，根据《× ×集团档案工作管理规定》，结合公司ISO9000 体系与贸管程序， 特制定本制度。 （二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保 存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。 （三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组 成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。 二、 管理职责 （一）公司档案管理小组职责： 负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建 议；负责指导、检查各部门的归档工作。 （二）公司档案管理员职责 督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案； 负责各部门移交档案的管理，注意安全，严防丢失和泄密；做好公 司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各 项工作；负责档案管理制度的建设。 （三）各部门档案管理员的职责： 负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档 案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守 1 保密规定，妥善保管部门档案，注意安全，严防丢失和泄密；负责 向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价 值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作。 三、 档案归档范围 公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、 铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管 理类、特殊档案等，具体如下： （一）贸易业务合同类档案包括：铌产品业务部、矿产资源部、 钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移 据、费用结算凭证等。 （二）贸易业务非合同类档案包括：客户函件、客户资料、客 户评审等文件。 （三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括：专项活动、出 版物、宣传出版活动、奖项等文件。 （四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括： 项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项 目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件 等。 （五）人事类档案类别包括：员工档案、一般人事文件、招聘、 培训、出国报告等文件。 （六）财务类档案类别包括：计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、 出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、 2 基础资料、财务规章制度等文件。 （七）行政管理类档案类别包括：纸质收文、电子收文、公司 发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资 料、ERP项目资料、办公合同、ISO9000等文件。 （八）特殊档案类别包括：薪酬、福利、各项保险、薪酬相关 人事文件、绩效考核等文件。 四、归档要求 档案归档时按卷宗形式归档。 （一）贸易业务合同类，各部门应按年度以合同进行归档，一 个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号” ，并遵循 单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生的先后顺序进行 整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3 ）的填写。 （二）贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业 务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时，按 档案细分类别进行归档，各年度每个档案细分类别为一个卷宗，对 应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按年度根据其 产生的先后顺序进行整理、归档，完成 “归档文件目录”（附件3 ）， 并按年度编制各部门的“部门档案目录”（附件2 ），档案归档流程及 档案状态见“档案归档流程图及档案状态图”（附件4 ）。 （三）归档的合同、协议必须是正本原件。凡有电子版的，纸 质版本应与电子版同时保存。 （四）档号的编号规则： 3 1、贸易业