总裁办公室业务规定.docxVIP

Word 文档仅限参考 Word 文档可进行编辑 XX 有限公司总裁办公室业务规定 第一章总则 (目的) 第一条本规定的目的是 ,为了加强本公司在业务处理和运行过程中 , 总裁对部门的 指示、命令和希望的传达 ,以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面 的管理工作。使整个公司的上传下达工作能够及时、准确 ,保证整个公司的命令 与报告系统正常运行 , 并使公司的人事总务与后勤工作有序化 , 提高办事效率 ,保 障公司日常经营活动的正常进行。 第二章命令、指示与决策等管理 (综合管理) 第二条命令、指示、决策、报告、实施等综合管理 ,用统一规定的“命令管 理簿”进行。总裁的命令、指示,采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。 具体事宜由秘书处理、传递。 (命令管理簿的整理) 第三条“命令管理簿’ 按“办公室”、“项目部”,财务部…‘研究部”和“工业 部”等分部门整理、编辑。 (总裁指示单) 第四条“总裁指示单”由总裁或秘书填定,递交给执行者。 (总裁指示单一式两份) 第五条“总裁指示单”一式两份 ,一份递交给执行命令者 ,一份留在总裁办公室秘 书处。 (总裁指示、决策事项的处理) 第六条总裁指示或决策事项,按“总裁指示单”进行,并逐项填写在“命令管理簿” 之中,执行完毕后,“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。 (向总裁报告) 第七条执行者除特殊情况外 ,应在接到指示或命令后 ,在规定完成的期限内将执情 况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。“总裁指示单”留在秘书 处存。如果在执行过程中遇到问题与变化 ,在执行之后 ,必须将变更情况的要点填 Word 文档仅限参考 Word 文档仅限参考 写在“命令管理簿”有关栏目中。 (执行命令或指示的过程管理) 第八条组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。确定会议内容和程序 ,向总裁 提示需要解决的问题顺序。 (口头命令与指示的处理) 第九条一些简单而不重要的命令与指示事项 , 通常以口头的方式传递 ,没必要把这 些命令和指示填写进“命令管理簿’ 或“总裁指示单”,但是,办公室秘书必须把 这些命令和指示及时记录下来,填写进“业务处理预定表’’中。另外,在紧急事件 发生时 ,总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递 ,在这种情况下 ,事后秘 书必须把这些重要的指示与命令,填写进“业务处理预定表”,进入“命令管理簿” 之中。 (业务处理预定表的检查) 第十条秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查 , 提请总裁对重要的命令事 项过目,并告之当日的业务处理事项。 第三章秘书事务 (收发事务) 第十一条往来的公函收发,以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。 (接待事务) 第十二条接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者 , 安排与总裁会晤的时间和地点,以及准备会晤所必需的资料和文件。 (预约事务) 第十三条预约和安排来访者与总裁的会晤,并对会晤日程时间表作出安排。 (会议事务) 第十四条安排总裁出席的各种重要会议 ,如董事会、部门经理会议、股东大会、 宴会、高级会谈、谈判等等,制定日程时间表,准备各种记录文件,与各方进行联系 和联络 , 布置会场 , 安排各种设施 ,准备各种资料 ,以及对会议实施记录和整理会议 纪要。 (整理事务) 第十五条秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料；清扫房间、 接待室、会议室和门厅；保持室内干净和空气新鲜；调节室内温度与湿度等等。 Word 文档仅限参考 Word 文档仅限参考 (代理事务) 第十六条代替总裁出席婚丧仪式 , 前往祝贺与吊唁；如实传达总裁的指示、命令 与意见；传递总裁的文件、书信与物品。 (调查事务) 第十七条按总裁的指示和命令 , 展开对有关企业内外的专项调查 ,包括社交调查、 企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方 面的资料和信息情况收集。 (文书事务) 第十八条起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案；负责印刷、打印、编辑 和校对。 (联络事务) 第十九条掌握总裁的行踪；确定与总裁保持联系的方式,如电话、电传、电报 和信件；并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。 第四章印章事务 (印章的制作与废止) 第二十条印章的制作与废止由办公室主任提请 ,并写明制作与废止印章的名称、 种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。 (废止印章保存年限) 第二十一条除特殊情况外 , 废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中 保存三年 , 三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字 留存依据单。 (遗失、损坏和被盗) 第二十二条印章被盗、遗失和损环时 ,保管者和管理责任者必须尽早向办公室报 告,并书面具明理由,办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施