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XX集团机要文书管理制度 第一章 总则 本制度制定的目的是保守集团及各子公司秘密，维护集团及各子公司权益。 本制度适用于涉及集团及各子公司机要文件的各种事项的处理。 本制度的修改与废止，须经董事会提议，集团及各子公司总裁决定后方可实施。 第二章 保密范围和机密等级 本制度所称“机要”是指不得泄露其内容的文件及事项，其包括以下条款： 关于集团及各子公司的重要政策或战略计划。 关于集团及各子公司的人事调整等问题。 关于重要会议的讨论内容。 关于集团及各子公司产品的重要数据及技术等。 契约、协定或根据协商而决定的事项。 集团及各子公司规定中特别制定的事项 机密等级分类见《办公文书管理制度》 （1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 （2）秘密：指次重要并且所涉及内容不能向集团及各子公司内外无关人员透露的文书。 （3）机密：指不宜向集团及各子公司以外人员透露内容的文书。 （4）普通：指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 （5）传阅：指在本集团及各子公司内部传阅或传达的文书。 第三章 机要文件的管理 原则上，机要文件、机要事项及其种类的认定，由主管部门经理负责，但集团及各子公司总裁有权对其进行变更。 机要文件管理的具体内容。 机要文件或机要事项由相关业务部经理负责印制以及传达。 制发部门应将机要文件制成正、副本两份，留一份进行分类管理，另一份交由行政部负责人保管。同时，机要文件应加盖相应密级的红色标记。 机要文件的收件人应在该文件制发部门准备的发文簿上签字确认。 集团及各子公司间的文件来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式。 不得以普通文件的方式传递机要文件，机要文件必须由直接关系者在将其加封后亲自传达。 机要文件的复制须经制发部门负责人的允许。复制机要文件时，制发部门应详细记录复制件数量，并在规定的发文簿上记载复制件的用途和方向。 秘密文件或秘密事项，如需请专门代理部门或协作集团及各子公司进行分发和传送的，必须履行规定的手续。 第四章 附则 凡违反本规定者，由集团及各子公司董事会讨论处理。 本制度的最终解释权归集团及各子公司行政部所有。 本制度自公布之日起实施。 XX集团行政部 2017年2月3日