地产集团档案管理制度.doc

PAGE PAGE 1 地产集团档案管理制度  第一章 总 则 第一条 为规范集团档案管理工作，确保档案归档及时完整、保管安全可靠、利用便捷高效，强化企业经营活动中各类重要信息的安全保密管理，特制订本制度。 第二条 本制度所称的档案是指集团及属下各单位在日常经营管理活动中形成的，具有查考利用价值的各类证照、公文、函件、合同、图纸及声像、实物等不同形式的历史记录。 第二章 管理机构及职责 第三条 集团档案工作实行统一指导、分级管理。档案中心为档案工作管理责任部门，负责整个集团系统档案工作的统筹管理。 第四条 档案中心档案管理工作职责： 1、负责拟定集团档案管理制度。 2、负责制定档案管理规范、标准及工作流程。 3、负责所保管范围内各类档案的接收、整理、利用及鉴定销毁。 4、对集团系统各单位档案资料管理工作进行培训、指导、检查与考核。 第五条 各下属公司及产业集团监察室档案工作职责： 1、负责集团档案管理制度、规范、标准的贯彻执行。 2、负责结合本单位行业特点，制定单位内部相关档案管理细则。 3、负责本单位各类档案的接收、整理、利用及鉴定销毁。 4、对本单位各部门资料管理工作进行检查与考核。 第三章 档案保管分工 第六条 集团系统各类档案（不含人事及财务档案）均由档案中心负责保管。设立独立监察室的产业集团及下属公司，相关档案由其监察室负责保管。 集团系统人事及财务档案由相关部门自行保管。 第四章 档案收集与归档 第七条 归档范围及归档时限 集团系统各单位须将应归档资料规范整理后按规定时限移交（归档范围及时限详见附件一），任何单位和个人不得无故拖延或拒绝移交。 人事及财务档案归档范围与时限由相关部门根据自身业务特点自行确定。 第八条 证照及开发报建资料等取得后未归档之前原则上不得先行使用。特殊情况应在取得后一个工作日内向本单位档案管理部门备案并安排专人妥善保管，待使用完毕后立即归档。 第九条 各单位移交档案时，应办理相关移交登记手续，档案接收人员应与移交人共同清点。 第五章 档案安全管理 第十条 集团系统各单位在办公场所安排上应满足档案管理工作需要，并确保档案存放空间的安全及相对独立。 第十一条 档案保管部门应对档案管理人员进行严格的资格审核，对其品行、操守等作必要的背景调查，以避免发生管理风险。 档案管理人员发生变动时，须安排通过资格审核的人员接替并履行严格的档案清点及移交手续，同时对档案库房门锁及保险柜等设备密码进行更换。节假日期间需安排具有档案管理资格的人员进行值班并办理档案业务。 第十二条 档案库房管理须实施以下专门的安全保障措施： 1、档案库房应指定专人负责，其他人员未经许可不得进入。 2、严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。 3、定期对库存档案进行盘点，做到帐实相符，确保档案安全完整。 4、建立档案库房安全巡视检查制度，定期排查并处理档案库房各类安全隐患。 第十三条 档案保管部门及人员应严格遵守公司保密制度，确保相关档案的信息安全，防止泄密现象发生。 第十四条 档案发生丢失、损毁或泄密等事故时，责任部门须立即向主管领导汇报，同时报备档案管理部门，并根据指示采取应对措施。 第六章 档案利用 第十五条 档案利用审批 档案利用类型分为查阅、复制、借用、上缴四种方式。档案利用均须办理审批手续，审批权限见附件二。 原则上未转正员工不得借用档案原件。 第十六条 档案利用管理 1、利用者应严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密，严禁私自转借、摘抄、复制。 2、证照复印须注明用途并加盖“再复印无效”印章。 3、声像档案原则上以复制件提供利用。 4、所有向政府部门上缴档案原件均须留存复印件或扫描件备查。 第十七条 档案归还 1、借出档案必须保证原样归还，不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。 2、借出档案必须按时归还，确因工作需要逾期无法归还应提前1天办理延期使用审批手续。 3、调动、离职等人员，办理调离手续前必须清还档案，否则人事部门不得办理调离手续。 4、国家法定长假前，所借档案原则上应予归还以保障档案安全。 第七章 档案鉴定与销毁 第十八条 档案保管部门应严格执行制度规定的保管期限，不得擅自予以销毁，特殊情况须报集团董事局领导批准。 第十九条 达到保管期限的档案，由档案保管部门负责组织相关部门成立鉴定小组进行鉴定，并提出销毁或延长保管的意见报集团领导审批。 第二十条 档案销毁 1、经批准销毁的档案，由档案保管部门负责妥善处理并防止泄密。 2、销毁现场须有至少两名监销人，监销人应认真复核需销毁档案，销毁完毕后须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。 3、销毁完毕后，档案保管部门应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。 档案鉴定销毁过程中形成的鉴定工作申请、