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团队接待流程与标准 程序 标准 团队接待准备工作 1. 夜班接待问讯员在团队抵店前一天晚上，根据预订部转来的 团队档案夹，预留好所有团队房间号码，见“团队分房”流 程； 2. 夜班/早班接待问讯员制作团队钥匙卡，打印团队钥匙信封 和该团队报表，将钥匙卡装入团队钥匙信封，按照团队安排 在团队钥匙信封上盖早餐章，并连同团队报表一并放入团队 档案夹； 3. 早班领班在团队到达前，要查看电脑，确保房间为干净房 VC; 电脑中有名单的，要检查钥匙信封上的房号、姓名和电脑预 订记录是否一致。 接待团队进店 1. 礼宾部行李员接到团队抵店后，询问陪同该团的团名和旅行 社名称，通知接待问讯员接团，并将团队带领至团队接待处； 2. 若团队客人较多，有必要由 AM或 GRO出面维持秩序。 确认团名 1. 接待问讯员接到接团行李员的通知，问清团名和旅行社名 称，将所到的团队档案夹（含团队钥匙信封、团队任务单、 团队报表、 GROUP MOVEMENT SHE团队预订资料）取出， 到团队接待处接待团队入店； 2. 向陪同核对团名无误； 确认团队主要信息 1. 确认用房数、人数，确认各种房型（单、双、三人间和套房）、 司陪床位数； 2. 确认离店日期； 3. 团队进店时，要求临时增加房间，接待员应尽量满足，经陪 冋签名认可后，及时通知市场营销部以确认付费方式； 4. 团队入住登记时，如要求减少房间，由销售部有关人员认可 确定，是否收取费用，接待问讯员应及时把所减房号从电脑 中释放出来； 5. 陪冋用房根据团队计划书执行；如要求增加陪冋用房，应严 格遵守饭店有关规定执行，特殊情况请示领班； 6. 团队房价必须绝对保密； 7. 了解付款方式。团队订房单上会标明付款方式一一转帐或现 付。若标明现付（CASH UPON C/1）,应先请陪同到 CASHIER 处付款；若转帐，转至接待社的由地陪在团队任务单上签名，  转至组团社的由全陪在团队任务单上签名。 收取团签和分房单 1. 收取团队签证复印件，核对人数是否相符； 2. 收取团队分房名单，有必要时，配合全陪或领队分配房间； 3. 若团队无集体签证，则必需请团员出示护照等有效证件，请 客人填写散客住宿登记单 /无团签团队住宿登记单（视当地 公安机关要求而定）并签名，经验证后收回； 4. 审定分房单后，配合陪同发放团队钥匙信封（内含钥匙卡） ； 告知并确认团队服务信 1. 询问叫早时间、收取行李时间以及离店时间； 息 2. 告知陪冋早餐地点，确认早餐时间，若有中餐、晚餐的团队， 一并告知用餐地点和确认用餐时间； 3. 向陪冋介绍饭店设施，房内电话使用方法； 4. 填写团队任务单（IN-HOUSE GROUP SHEET房价不填），并 请陪同签名； 5. 指引电梯方位，送团队客人乘电梯。 信用保证 若该团队客人自付杂费要求开通房间长途或签单消费，或陪冋用 房现付，则向陪同收取预付金以作信用保证。 输入信息 1. 在电脑中CHECK-IN自动开通房内电话线路 （长途功能视团 队要求开关）； 2. 输入团队名单； 3. 输入和更改团队信息，特殊事项在电脑中注明； 4. 填写《住店团队一览表 IN-HOUSE GROUP LIST； 5. 在团签上登记好房号（无团签的将散客住宿登记单 /无团签 团队住佰登记单填与好房号），放入指疋处，待夜班接待冋 讯员输入联网电脑，向出入境管理处汇报。 填写并发送各类报告及 1. 复印团队任务单，打印团队入住报告，一起发送至总机、礼 任务单 宾部、客房部、前台收银、接待问讯处； 2. 待一天的团队到齐后，将《住店团队一览表 IN-HOUSEGROUP LIST》送交宴会预订部和宴会部； 存档 1. 将所有团队资料放入团队档案夹，将团队档案夹放在住店团 队档案栏中，转交给收银处； 2. 团队签证放在指定处存档，并按当地出入境管理规定处理。