公司质量环境职业健康安全管理信息交流与沟通控制程序.doc

公司质量环境职业健康安全管理信息交流与沟通控制程序 1 目的 保证质量／环境／职业健康安全管理信息的收集、传递、分析、处理、归档按照规定的方 法和程序在受控的状态下进行，以确保公司管理体系正常有效运行。 2 范围 适用于公司内各部门之间以及公司与外部相关方之间的信息交流与协商。 3 职责 3.1 管理者代表 负责对质量／环境／职业健康安全管理体系信息的传递和处理进行监控，同时负责向经理 进行信息交流和汇报。 3.2 安全生产部 负责质量方面有关信息及质量／环境／职业健康安全管理体系信息（包括内、外部信息） 的收集、传递、协商与处理。 3.3 企业管理部 负责日常的环境（内、外部）信息的收集、传递、协商与处理。 3.4 党群工作部 负责日常的职业健康安全（内、外部）信息的收集、传递、协商与处理。 3.5 公司各部门 负责相关信息的收集、传递、处理、沟通和交流，重要信息报管理者代表处理。 3.5 工会 负责收集员工对质量／环境／职业健康安全的建议和要求，并与有关部门进行沟通。 4 工作程序 4.1 信息内容 4.1.1 内部信息 a) 质量／环境／职业健康安全管理策划的信息：环境因素、危险源的调查、识别、评价； b) 有关质量／环境／职业健康安全法律法规及要求的执行情况； c) 目标、指标、管理方案完成情况和效果； d) 内部审核、外部审核、管理评审信息； e) 监测、测量、检验结果； f) 事件、事故、不符合纠正措施及预防措施的情况； g) 应急准备和响应情况； h) 日常监督检查； i) 采购产品、过程产品、最终产品的信息； j) 其他内部信息。 4.1.2 外部信息 a) 顾客和相关方的意见、投诉； b) 法律法规和其他要求的信息； c) 市场及顾客的信息； d) 来自上级行业主管部门的信息； e) 供方的信息； f) 上级行业主管部门的环境、职业健康安全绩效的信息； g) 其他外部信息。 4.2 交流和沟通的方式 4.2.1 内部交流和沟通的方式 a) 安全办公会，质量、环境分析会，生产调度会议及有关专题会议； b) 书面文件或检查表等，口头传达或汇报、通报； c) 电视、广播、板报等。 4.2.2 外部交流和沟通的方式 a) 网络、电话、电子邮件、信函； b) 走访、邀请； c) 投招标文件、对外宣传资料； d) 调查表等。 4.3 传递途径（见下页网络图） 主材料供 主材料供应商 经理 生产分厂 辅材料供应商 工 会 其他相关方 公司职能部门 重要信息 一般信息 领导组织召开分析会研究处理 有关部门处理 定期与经理交流 归档 办公室 收集、分类、传 递、处理、反馈、 贮存 用 户 外 部 信 息 源 内 部 信 息 源 销售公司门 调查原因 和责任者 制定处 理方案 制定改进方 案和措施 分析 原因 协商 处理 交流与 沟通 管理者代表：监督检查 主管部门： 信息处理结果汇总 4.4 信息交流与沟通的实施 4.4.1 内部信息交流与沟通 公司信息交流图 公司各部门对收集到的信息按工作途径进行传递并相互沟通。 4.4.2 外部信息交流与沟通 各部门在经营活动中将公司的管理方针，有关要求及成果传递给顾客及相关方。认真 收取积极处理顾客及相关方面的信息并传递给有关部门。当信息传递发生间断或阻碍时由相 关部门及时进行纠正、改进。 4.4.3 协商机制 4.4.3.1 公司各部门在组织进行以下活动时，应有员工或其代表以及相关方参与，同时应充 分考虑员工及相关方的关注。 a) 制定、修订、评审管理方针、目标时； b) 制定、修订、评审质量／环境／职业健康安全管理体系文件时； c) 识别和评价重要环境因素或重要环境因素发生变化时； d) 危险源辩识、风险评价和风险控制策划过程； e) 在作业场所职业健康安全问题发生变化时。 4.4.3.2 员工或其代表可以采用口头或书面意见和建议、参加会议讨论等方式参与。 4.4.3.3 其他相关方可以采用座谈、走访、信访或参加会议讨论等方式参与。 4.5 信息的利用 4.5.1 安全生产部应将产品质量重要信息作为公司管理评审的输入资料。 4.5.2 企业管理部应将环境重要信息作为公司管理评审输入资料。 4.5.3 党群工作部应将职业健康安全重要信息作为公司管理评审输入资料。 4.5.4 销售公司应将顾客及相关方质量投诉、满意度、售后服务等相关重要信息作为公司管 理评审输入资料。 4.5.4 公司各部门应充分利用信息作为实施纠正／预防措施、持续改进质量／环境／职业健康安 全管理体系的依据。 5 相关／支持性文件 《文件控制程序》 《记录控制程序》 《顾客与相关方满意度测量控制程序》 6 记录 《信息联络单》