文件记录控制程序PDF打印版.pdfVIP

学 海 无 涯 1 目的 规范公司记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行的 持续性、适宜性和有效性，确保其符合标准要求。 2 范围 适用于本公司质量管理体系所要求的所有记录的管理和控制。 3 职责 3.1 行政部负责记录的统一编号、发放和管理，建立《记录管理一览表》。 3.2 品质部负责产品检验记录的管理。 3.3 各部门负责各自相关联记录的管理。 4 流程图 见附件 5 内容 5.1 记录的分类 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。 5.1.1 与质量管理体系管理有关的记录主要有： 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培 训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录等等。 5.1.2 与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有： 产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计 技术的应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.3 记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电 子媒体等形式。 5.2 文件记录表格的设计、审批、印制和领用。 5.2.1 各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权 人审批后交行政部印制。 5.2.2 印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。 5.3 文件记录的填写 文件记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下： 5.3.1 正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随 意涂改。需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。 1 学 海 无 涯 5.3.2 及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。 5.3.3 完整、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”。 不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。 5.4 文件记录的管理 5.4.1 文件记录的编号 各种记录表格也是管理体系文件的一部分，其编号与对应的体系文件章节相关联。 质 量 记录的编号结构如下： 版本号 修改次 顺序号 体系文件章号 表格代号 公司代号 (SME） 编号含义： 1）公司代号: 超众电器 (SME) 2）体系文件章节号： 章节名称 章节号 管理体系 4 管理职责 5 资源管理 6 产品实现 7 测量、分析和改进 8 3）表格代号 : （FOR） 4）顺序号: 为表格序列号，以数字编号，数字取值范围是“01~99” 5）版本号: 为文件版本号，以字母编号，取值范围是“A、B、C…” 6）修改次: 为表格修改次数号,以数字编号,取值范围是 “0-9” 5.4.2 记录的收集、归档、储存和保管 a）记录按照统一集中、分级管理相结合的原则进行收集、归档、储存和保管，并做到易于查 找。行政部负责建立公司《文件记录清单》。