文书立卷实施细则.docxVIP

文书立卷实施细则 第一条 对于办理完毕、具有保存价值的文件，以及在文件形成过程中互相有联系的、有规 律的组卷，办公室人员要立刻将其立卷、归档。 第二条 文书立卷的具体实施，一部分工作在平时积累，主要工作在年终完成。 第三条 平时归卷 在公文处理的流程中， 对办毕的文件在平时就可以做好归卷工作。 对未办毕的文件， 平 时可以做好整理工作，为年末立卷做好准备。平时的归卷工作主要有： 1、编制归卷类目。办公室人员每年年初都要根据公司性质、职权范围、内部组织机构 特点、当年工作和一年中可能产生的文件情况及参考往年编制类目的得失而拟定， 力求准确、 符合实际、简洁，使之成为年终立卷时案卷标题的雏形。 2、收集文件和材料。办公室人员应采用随时收集和定期收集的方法，将办理完毕的文 件，及时清理归入卷宗保存。收集的文件资料，不仅有办毕的来文，还有发文的定稿和印制 的存本、有关会议记录、领导讲话、参加专业会议的人员带回来的文件等。 3、鉴别和归卷。办公室人员对收集到的文件，要进行认真细致的检查和鉴别，检查其 程序是否完成，文件是否完整；鉴别其性质、特征、保存价值，以便判定其所属类目，对号 入座。对有把握定下来的材料，随手归卷；一时定不下来的，入 “待归”卷宗，日后再定 归属。 第四条 调整顺序，组合案卷 1、对于平时归卷，在年终定卷时，需要做一次全面检查调整。检查的方面和注意的问 题是： （ 1）检查归卷文件是否齐全完整，并对重复文件和不需立卷的文件另做处理。 （2）检查卷内文件与案卷类目是否一致，调整归卷不妥的文件。 （3）检查卷内文件的保存价值是否一致，调整保存价值悬殊的文件。 （ 4）检查每个卷内文件页码是否大致相当。 2、检查调整之后，需要妥善排列卷内文件顺序，或按工作顺序排列，或按姓氏笔划排 列。然后是选择和创造最佳组卷方式。 第五条 编排页码，填写目录 1、编排页码，以每个案卷为单位，将卷内文件安排好顺序，用阿拉伯数字编写页号。 凡有图文的纸页都编号， 空白页不编号。 标注页号位置要统一， 可编在文件材料的右上角或 左上角。标注页号以用号码机为宜。 文号、责任者 （即法定作者）备考表”，在表上写明2、每一个案卷均须填写卷内文件目录， 目录包括顺序号、 文号、责任者 （即法定作者） 备考表”，在表上写明 3、为了记叙卷内文件的有关情况，每一案卷内均须放置一份 卷内文件是否完整， 有无损坏， 是否缺页等情况， 并由立卷者署名、 注明填写日期以示负责。 4、最后，还必须做好成卷的技术处理工作。拆除文件上的金属装订物， 以防日久锈蚀、 损坏文件；以装订线为基准，取齐页张尺寸，小的裱糊衬托，大的折叠变小，破损的裱饰修 补，使全卷文件大小一致。 第六条 拟定标题，装订成册 1、案卷的标题是对卷内文件总的概括，因此拟定的标题必须能提示卷内文件的内容和 成份，为日后的查考使用提供有效的线索。 2、 拟写案卷标题和封面的具体要求是： （ 1）标题结构必须完整，一般应具备作者 （文件制发者） 、问题 （文件的内容） 、名 称 （文件的文种）三个要素。 （ 2）填写封面要规范，须用钢笔填写。填写的项目有全宗名称 （立卷组织的名称） 、 类目名称 （立卷组织案卷分类的第一级类名） 、案卷题名（案卷标题） 、起止日期 （填写卷 内最早、最晚两个文件的成文日期） 、保管期限 （初步签订的期限） 、文件件数页数 （以最 后一件号和最后一页号填写） 、归档号 （向档案室移交时编的案卷顺序号） 、档号 （分全宗 号、目录号、案卷号，由档案室或档案馆填写） 。 （ 3）上述有关内容填写好并检查无误， 即以线装订成册。 装订时要把书口和底边蹴齐， 防止掉页或把文字订入线内。 第七条 编目定卷，归档移交 将案卷拟好标题、书写封面、装订成册后，在移交档案室之前，尚须做好以下工作： 1、排列案卷。对案卷进行分类，编制顺序号。 2、编制案卷目录。案卷经排列编号后，逐一登记造册形成案卷目录。案卷目录包括： 归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注。案卷目录应一式三份，一份自留， 两份交档案室。 3、案卷目录登记完毕后，再加上封面、封底。封面上写明组织机构名称、案卷所属年 度、保管期限、编制目录日期并加盖公章。封底应附粘“备考表” ，写明案卷总数、案卷目 录编制情况、移交及接受人签名、交档日期等。 4、最后归档移交。办公室文书部门在完成了上述一系列工作之后，即将有关案卷向档 案室移交。归档的时限，一般是上年的文书在第二年上半年移交。