公司档案管理制度(汇编)(20200726011509).pdfVIP

精品文档 档案管理制度 一、总则 1、 为了规范 xxx 集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁 的管理，特制定本制度。 2、档案的范围 （1）公司内部经营形成的各种资料。 （2 ）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、 通知、批复等资料。 （3 ）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有 关的资料。 二、档案的管理部门 1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心 为主管部门。 2、档案管理部门的职责 （1）行政管理中心档案管理的职责 ①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流 程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立 卷、保管、借阅、销毁等的管理。 ②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。 ③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 ④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。 ⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。 精品文档 精品文档 ⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。 （2 ）财务中心档案管理的职责 ①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务 类档案的分类目录、分类管理流程。 ②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。 三、档案的分类管理 1、档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得 擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需 求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再 做调整。 2、档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主 要采取按实质内容进行分类。 （1）按内容进行分类，主要有： ①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内 部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。 ②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。 ③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、 监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。 ④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年 审资料、品牌形象等。 ⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。 精品文档 精品文档 ⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经 济业务合同、关联企业间收付款合同等。 ⑦案件资料。 ⑧行政后勤档案 / 员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等） 。包括基建 项目、后勤福利文件、资产清单等。 ⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本） 、劳 资关系、员工信息管理等。 ⑩财务部门资料。 包括财务人员管理资料、 会计报表 / 报告、涉税资料、 银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账 簿、凭证、年度帐套备份光盘等。 11 工会文件 ○ 12 登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记 ○ 资料、图书借阅登记表等。 13 签字印模。包括签字样本、印章印模等。 ○ 14 特殊业务资料。 ○ （2 ）按保存形式分类 ①纸质形式 ②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。 （3 ）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无 密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印 1 份， 机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导 根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。 ①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公 精品文档 精品文