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公司名称：深圳熊谷物业管理有限公司
文件名称：南海中心管理处业户档案管理规程 版次：A/0
文件编号：HKC-WI-751102-02 第 2 页 共 NUMPAGES 2 页
生效日期：2008年8月15日
公司名称：深圳熊谷物业管理有限公司
文件名称：南海中心管理处业户档案管理规程 版次：A/0
文件编号：HKC-WI-751102-02 第 1 页 共 NUMPAGES 2 页
1.0 目的
规范业户档案的保管与跟踪工作。
2.0 适用范围
适用于业户档案的保管与跟踪
3.0 职责
3.1 物业部物业管理员负责监控业户档案保管与跟踪工作。
物业管理员负责依照本规程具体实施客户档案的保管与跟踪。
程序要点
4.1 业户档案内容
4.1.1 业户的《房产证或按揭合同》《租赁合同》《身份证》《业主委托书》等有关证件复印件。
4.1.2 经业户签署后的《业主公约》《区域防火责任协议书》。
4.1.3 《收楼通知书》《收楼验收表》。
4.1.4 《业主/租户资料登记表》
4.1.5 《二次装修申请表》《装修承诺书》《二次装修验收表》其它相关资料。
4.1.6 交纳的相关按金复印件。
4.1.7 来往函件。
4.1.8 其他应保存的资料。
4.2 档案盒（夹）的制作
4.2.1 根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2 在档案标贴纸上打印出标准字体的档案类别名称、组织。
4.2.3 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面案卷题名处，排列在档案柜中。
将业户的有关资料存放在相应的档案盒（夹）内。
4.4 将业户的档案按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。
4.5 按档案盒（夹）内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业户姓名、入住时间、客户类别、备注等栏目。
4.6 业户档案的跟踪
4.6.1 当发生下列情况变化时，相关管理员应将变化情况记录在
a） 通讯电话联系方式发生变化；
业户发生更替时；
单元内进行二次装修；
小业主单元有租户入租；
其它需记录的情况。
业户档案属秘密档案，应做好保密工作，不得外供，法律法规另有规定的除外；外单位、个人因特殊情况如需查阅须提交相关证明报管理处物业经理批准。
业户档案应长期保存。
具备电脑办公系统的可以将各客户资料输入电脑，对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。
物业主任对档案的管理情况进行定期或不定期的检查，来监督管理员的档案的管理工作。
本规程执行情况作为管理员绩效考评的依据之一。
5.0 相关/支持文件
5.1 《档案管理规程》
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