财务报销制度及出差管理流程.docx

财务报销制度及出差管理流程 一、 目的 为保证公司正常的财务报销运作， 规范员工的报销流程， 使公司员工出差管理系 统化，特制定本制度。 二、 范围 公司全体员工 三、 职责 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请； 财务部负责复核相关申请，发放相应款项，处理发票等单据； 人力资源部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善； 四、 程序 1． 个人借支及报销 公司员工因公借款必须先填写《借支单》并出具相关证据，经部门主管批 复后报财务部审核； 报销费用必须使用有效凭证，并如实填写《费用报销单》； 报销审批权限根据《财务审批授权表规定》执行； 经理级以上人员的报销需由总经理书面签核或邮件回复批准； 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项，报销及清款 期限为借款日起一个月内， 逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释， 并 办理续期申请，否则将从借款员工工资中扣除； 员工离开公司前必须结清所有款项，离职《移交清单》由员工所在部门主 管检查, 不合之处及时更正 , 如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的 , 应由该部门主管负责追索； 暂借经费严格执行“一事一借，前清后借”的原则； 2. 国内出差 2.1. 出差规定 公出人员应经部门主管同意，并提供书面出差计划； 公出人员出差需事先通报人力资源部，说明出差事由及出发、返回时间， 并报行政助理备案考勤；无通报者可视为旷工。 如需事先预支款项，请在《出差申请表》中填明借款金额，经部门主管批 准后交财务部审批及领取； 出差行程日一律不得申报加班，节假日例外； 出差员工完成任务后，应立即返回公司，不得借故逗留或办理私事； 如因个人原因确需额外逗留的， 应提前办理休假手续， 逗留期间所产生之 费用自行负担； 如因病或其它未知事故滞留时， 应及时电话通知部门主管， 并在回公司后 添附有效证明，经主管审核后，方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用； 出差费用应在返回后一周内凭发票报销， 逾期者需向财务部门提供合理解 释，超过一个月且没有合理解释的发票不予报销 . 出差员工应当及时向直属上司提交书面出差报告，其中包括： 出差地、日程、目的地； 出差处理事项； 出差条件及意见； 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象， 不准有任何行为或言辞诋毁 或损坏公司形象； 2.2. 交通工具 公司员工出差应选择大众交通工具； 员工在本市办理公务，应使用大众之交通工具，如公共巴士或地铁。 近距离或不赶时间的情况下，可选择汽车或火车； 在以下情况可以使用计程车： 时间紧急； 携大量现款； 有客户陪同； 无简易交通之地段或无班车情况。 交通费用实报实销。 通信费用 公司将根据业务需要及职务类别给予员工报销相应的通信费用 （参阅《财 务报销费用细则》）； 通信费用的报销主要用于销售部门与客户联系时所发生的费用； 严禁营私舞弊行为，一经发现取消其通信费用报销资格； 通信费用应及时申报，隔月作废。 住宿费用 根据各地区消费水平的差异，公司对住宿费实行按地区按行政级别对待： 行政级别分为经理和员工； 地区分为 ? A 类消费区（深圳、北京、上海） ? B 类消费区（广州、青岛、大连、长春、沈阳、杭州、宁波、哈尔滨、温州、 福州、厦门 、西安等） ? C 类消费区（武汉、长沙、成都、南昌、郑州、重庆、济南、吉林、内蒙、石 家庄、太原、天津、兰州等） 具体费用请参阅《财务报销费用细则》； 如有两位以上同事同时出差，住宿以双人住为原则； 如在出差当地公司备有宿舍，员工住宿以此作为首选 ; 如陪同客户同行 , 经主管批准后可与客户住同一酒店 . 2.5 应酬费用报销规定及膳食补助 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销； 公司为在外出差的员工提供餐费补助 ; 餐费补助按实际出差时间算 , 中午 12 时至夜里 12 时出差的按半天算 ; 如有报销餐费的 , 或由对方单位负责支付用餐的，则取消当日补助，具体 按实际情况计算 ; 本市出差，不再另报销餐费，夜间返回的（ 19:00 以后）按餐费标准补助 误餐费. 在外留宿实行每日餐费补助； 餐费补助费用请参阅《财务报销费用细则》。 3. 国外出差 出差规定 所有国外出差均需报请总经理批准； 出外出差人员之差旅费 , 按出国目的地标准支给； 一日跨越两地区者 , 其生活费金额以当地留宿之地区为报销标准； 出差行程日一律不得申报加班，节假日例外； 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象， 不准有任何行为或言辞诋毁 或损坏公司形象； 交通工具 : 一律经济客位 , 总经理以上且航程 3 小时以上可乘商务客位； 海陆上交通工具不分等级 ,但以经济实惠 , 安全快捷为原则； 乘坐国外航线之旅费 , 应以旅行社发票为原始凭证 . 市内往返机场请搭机 场巴士, 或搭出租汽车前往