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(档案管理)纸质档案归
档文件整理工作步骤
请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦汉文本
在前,少数民族文本在后;⑧不同文字的文本,无特殊规定的,中文
本在前,外文本在后;⑨文件处理单放在文件前面。
3 、文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准
日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时,
一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属
年度。取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划、规划、总结、
预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一
规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。
4 、跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动,如召开会议、处理案件等,跨年
度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。如:
①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的
文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复
年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;④
回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年
度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。
5 、几份文件作为一件时,“件”的日期
按照规定,正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为
一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为
准。具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为
一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④
来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系、工资关
系、行政介绍信、学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。
6 、无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容、
制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断
文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。
7 、专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学等,
采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进
行分类。如:2002-2003 学年的计划归入起始年;2002-2003 学年的
教学工作总结归入办结年。
8 、临时机构(如“三讲办”、“普查办”等),存在时间不长(即
两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以
不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分
散在各个年度内归档。
9 、保管期限的划分
原则上参照国家教委 1994 年施行的《高等学校档案实体分类法》
和《高等学校档案工作规范》,制定出本单位档案保管期限表。
永久,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机
关国家建设和历史研究有长远(即 50 年以上)利用价值的档案,定
为永久保管。它主要包括:
(1)本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的
文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示、报告、总结、综
合统计报表;机构演变、机关领导人任免等文件材料。
(2)同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重
要文件,上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
(3)本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即
15—50 年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,
它主要包括:
(1)本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事
管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信、工资关系等)。
(2)直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁
发的针对本机关主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3)下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。
短期,凡是在较短时间内(如 15 年以内)对本机关有参考利用
价值的文件材料列为短期保管。它主要包括:
(1)本机关一般事务性的文件材料。
(2)上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行
的文件材料。
(3)下级机关报送的一般性的文件材料。
10 、根据本单位的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注
意以下几点:
(1)原则上不要将不同保管期限的文件
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