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（行政文秘）秘书常识 使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己 3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。 【（二）秘书的类别】 按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类 以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、 会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书 以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育 秘书、军事秘书等 【（三）秘书的层次】 在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。 包含4 层含义：体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次 体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例 体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差 体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别 秘书常识：秘书的含义 ①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使 馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分， 在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。 【（三）秘书和秘书实务的涵义】 秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助 决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事 者的参谋和助手。 该定义可从 3 个角度来理解: 秘书服务的根本对象是领导者 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性 秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。 秘书常识：自我介绍的礼仪修养 现代人要生存、发展，就需要与他人进行必要的沟通，以寻求理解、帮助和支持。 介绍是人际交往中与他人进行沟通、增进了解、建立联系的一种最基本、最常规 的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。 在社交场合，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，而 且有助于自我展示、自我宣传，在交往中消除误会，减少麻烦。 在社交活动中，如欲结识某些人或某个人，而又无人引见，如有可能，即可向对 方自报家门，自己将自己介绍给对方。如果有介绍人在场，自我介绍则被视为不 礼貌的。 自我介绍时应先向对方点头致意，得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份、 单位等。 自我介绍的注意事项： 1 、注意时间：要抓住时机，在适当的场合进行自我介绍，对方有空闲，而且情 绪较好，又有兴趣时，这样就不会打扰对方。自我介绍时还要简洁，尽可能地节 省时间，以半分钟左右为佳。为了节省时间，作自我介绍时，还可利用名片、介 绍信加以辅助。 2 、讲究态度：进行自我介绍，态度一定要自然、友善、亲切、随和。应落落大 方，彬彬有礼。既不能委委懦懦，又不能虚张声势，轻浮夸张。语气要自然增长 率，语速要正常，语音要清晰。 3 、真实诚恳：进行自我介绍要实事求是，真实可信，不可自吹自擂，夸大其辞 秘书常识：秘书的邮件、文件处理工作 一、收文工作的程序 １、签收。 对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。 清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是 本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无 误后，收件人要在送件人的 “投递回执单”和、或 “送文簿”上签字，并注明收 到的时间 ２、拆封。 启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封 订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内 装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。 ３、登记。 登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登 记，并在收进每份文件首页贴上 “来文处理单”，应将 “来文处理单”的有关内 容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好， 然后再转入下一道处理程序。 ４、对信件（文件）迅速分类，将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、 密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各 主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文 件前应先阅读后注出重点部分，如信件（文件）中的公司名称、日期、产品名称、 数量、价格，应用尺和黄色笔（如需复印，黄色不会在复印件上显现）在这些内 容下面画出直线，或在信件（文件）上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要 的信件（文件），转送前最好复印一份保存，以备查考。 二、发送