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（行政文秘）秘书的手册 管理资料 目录 第一章 秘书必备的素质……………………………………………4 第二章 秘书的重要职业技能………………………………………5 第一部分日常事务处理…………………………………5 电话、传真、邮件、文件管理、名片 第二部分日程安排………………………………………7 总体日程安排…………………………………7 出差日程安排…………………………………8 会议安排………………………………………13 媒体采访………………………………………18 大型活动………………………………………21 突发来访接待…………………………………24 第三部分沟通与协调……………………………………25 内部沟通………………………………………25 外部沟通………………………………………25 秘书应具备的礼仪……………………………26 秘书礼仪素质的培养…………………………27 第四部分文字支持………………………………………27 第五部分会议支持………………………………………30 第一章秘书必备的素质 一、职业化秘书的标准: 敬业精神正直--公平，坚持既定政策和原则 表率作用诚实--实事求是 领导风范敬 --以工作为荣，设定高的工作水准 业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密 指挥与控制能力勤奋--努力工作，不断学习 合作精神有序--利落，有条不斋 学习与创新能力高效--追求效率和效益 知人善任的能力可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 对待意见与批评 大局观 二、秘书的职业态度 主动性（Initiative) 适应性(Flexibility) 团队精神(Teamwork) 尊重他人(RespectforPeople) 创新精神(Creativity) 坚持原则(UnpromisingIntegrity) 服务与贡献(ServiceContribution) 认同与分享(Sharing) 双赢与相互依存(Win-winInterdependence) 温柔的心和自省 第二章秘书的重要职业技能 第一部分：日常事务处理 一、拨打/接听电话的程序和技巧 1 、打电话前的准备  准备好电话记录本和笔  把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。  准备好通话时需要的文件资料。  查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。 2 、正式拨打电话：  拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是阳光电脑公 司**部** 。”  如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。  如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录  逐一将事情说明，注意语言简明、准确；  通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。 3 、接听电话  3 声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部** 。”  判断 WHO ，分以下几种情况： 来电人员 总经理可接电话时 总经理不在时 直接转入 记录留言 直接上级及 如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理 平级 回电。 问清事情梗概，转接时向总经理说明 问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理 内 直接下属 梗概后转入 部 如事情紧急，告知总经理联系方法。 问清事由，如需要，转告总经理；其 普通员工 他可视情况处理 问清概要，向总经理说明后，然后转 记录留言 重要且紧密 入 如事务紧急，记录上级电