档案管理规范(AR302).pdf

 沿海集团 作业规则  行政板块 名称 档案管理规范 编号 AR302 编制/修改 审核 审批 页码 第 1 页 共 5 页 版本 一、档案的分类： 1、档案按目录索引划分：（1）总目录（2）分目录（3）子目录 2、档案按经营业务类别类别划分： 投资类、设计类、工程类、行销类、成本类、物业类、行政 类、财务类、人力资源类、综合类 3、档案按管理类别划分： 3.1 内部管理文件； 3.2 外部文件。 4、档案管理目录索引： 4.1 投资类子目录 4.2 设计类子目录； 4.3 工程类类子目录； 4.4 行销类子目录； 4.5 成本类子目录； 4.6 物业类子目录； 4.7 行政类子目录； 4.8 财务类子目录； 4.9 人力资源类子目录； 4.10 综合类子目录； 注：各地区公司可根据项目具体情况增加子目录细项。 /hzhzhz  沿海集团 作业规则  行政板块 名称 档案管理规范 编号 AR302 编制/修改 审核 审批 页码 第 2 页 共 5 页 版本 二、档案的建立： 1、案登记簿的设置： 1.1 总目录登记薄： 总目录登记薄要求设内部管理文件登记薄和外部收、发文登记薄 分别进行记录，内部文件登记本代码用“N”代表内部管理文件，外 部收、发文登记本代码用“W”代表外部发文文件。 1.2 分目录卡片： 分目录卡片用以做各分目录类之间分隔，以便于查找。 1.3 子录档案登记表： 子目录档案登记表附于各个档案袋内或档案夹内的文件上，每份 入档案袋或档案夹内的文件必须按顺序登记入表。 2、档案存放排列： 2.1 档案柜中文档需按专业分类、区或段划分排列，如：投资类、 设计类、工程类、行销类、成本类、物业类、行政类、财务类、人力 资源类、综合类。 2.2 按（1）中每区段再划分：内部收、发及备查和外部收、发 文。 2.3 按（2）每个区段内以分目录的分类划分文件摆放的位置。 2.4 以子目录的分类设置档案文件袋或文件夹，附上子目录档案 登记表。 /hzhzhz  沿海集团 作业规则  行政板块 名称 档案管理规范 编号 AR302 编制/修改 审核 审批 页码 第 3 页 共 5 页 版本 三、存档要求： 1、按子目录设档，每个子目录都能在分目录中找到它的归类。 2、各职能部应按其专业类的档案目录索引建立本部门的资料档 案。 3、各经办人于收到各类文件、资料（含计算机移动硬盘、优盘、 软盘等）的第一个工作日内，将文件或资料复印一份留本部门备存档 （投资发展部中除外）同时办理文件移交手续将正本交“公司档案管 理员”存入档案。 4、各