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电子档案制作流程 一、操作流程 档案整理→著录建库→档案扫描→图像处理→图像存储→数据质检→数据 挂接→数据验收→数据备份 1、档案整理：扫描前对档案进行核实、案卷拆分，扫描后将档案重新装订， 恢复其原貌的整理工作。 2、著录建库：利用档案目录数据库建库软件经过数据准备工作后的符合标 准的档案目录输入计算机。（一般通过政务网录入该单位档案管理账户） 3、档案扫描：根据档案原件的不同特点，使用相应的扫描仪和扫描方式对 档案进行扫描。 4 、图像处理：检查所扫描的图像是否清晰、完整，有无缺漏页，影像方向 是否正确等，并视需要对所扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。 5、图像存储：存储时按全宗、目录、案卷分级建立文件夹存储，其中的一 份文件也需要单独创建文件夹。并根据不同的扫描格式选择适当数据存储格式。 6、数据质检：对建成的目录数据库、图像的质量分别进行质量检查和技术 把关。 7、数据挂接：建立目录数据库和档案图像信息之间的一一对应关系。 8、数据验收：对扫描的图像与相应数据信息挂接的准确性进行抽样检查并 对合格数据提交甲方验收。 9、数据备份：将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时地刻录光盘或 依据甲方要求的介质和份数进行备份。 流 程 图 二、操作规范 1、档案整理 （1）双方指定专人档案交接员，负责原始档案的交接工作，填写《档案交 接单》（表一）。 （2 ）必须对档案进行核实，察看有无缺页现象，如有缺页应及时报告管理 人员，并在《档案扫描登记单》中填写清楚，规范卷内目录内容。 （3 ）对影响扫描仪扫描的装订物（订书钉、别针、其他固定器具）、装订 线要先拆除， 拆除原件的装订物时应注意保护原件。 如拆除后不能复原的珍贵原 件，应请示管理人员再决定是否拆除。 （4 ）破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复，折皱不平影响扫描质 量的原件应先压平再进行扫描。 （5 ）重新装订档案时，应注意保护档案的实体不被损坏，同时还应注意保 持案卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。 2、著录建库 索引信息，按照《档案数字化处理技术要求》进行，符合《纸质档案数字化 技术规范标准》和《档案著录规则标准》的验收标准， 对于某些内容和形式特殊 的文件档案，可根据需方档案管理人员的指点进行著录 将建好的档案目录数据库 导入服务器，以保证数据库索引的准确性。填写《档案著录登记单》。 3、档案扫描 （1）根据档案原件幅面的大小和纸张质量选择相应的扫描方式，页面有彩 色信息，使用彩色扫描模式，页面无彩色信息，使用黑白扫描模式。 （页面为黑 白两色，并且字迹清晰， 不带插图的档案可以采用黑白二值模式进行扫描。 页面 为黑白两色， 但字迹清晰度差并带插图的档案， 以及页面为多色文字的档案， 采 用灰度模式进行扫描。页面有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图 的档案，可视需要采用彩色模式扫描 （无特殊需要也可以采用灰度扫描， 要征求 单位意见定。） （2 ）扫描技术质量规范以《档案数字化处理技术要求》为标准，符合《纸 质档案数字化技术规范标准》和《档案著录规则标准》的验收标准。 （3 ）影像以按原尺寸显示后是否清晰可见、信息完整和节约存储空间为标 准。 （4 ）扫描过程中必须逐卷核对卷内文件的件数及件内文件的页数和影像数。 认真填写《档案扫描登记单》，做到不漏扫、不重扫，核对案卷内每一份文件的 实际扫描张数与处理前时填写的文件张数是否一致， 不一致时应在备注栏填写具 体原因，应及时报告管理人员，并在《档案扫描登记单》中填写清楚，规范卷内 目录内容。