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文件资料管理流程 持有者 受控状态 修订记录 修订申请单号 修订日期 修订原因或内容修订人 修订页 修订状态 实施日期 修订申请单号 修订日期 修订原因或内容 修订人 修订页 修订状态 实施日期 编制 审核 批准 2014-07-10 发布 2014-07-10 实施 1.目的: 规范文件资料、电子文件、法律法规保密和受控状态过程，确保公司系统管理文件有效性。 范围： 公司所有行政公文，内部控制管理文件，外来文件，法律法规，电子文件。 术语： 3.1资料：书籍、国标。 3.2受控文件：在制定、发行、保管、使用、更改、回收、销毁等过程中皆备有记录并受严格 控制有效版本的文件。 3.3管理文件：公司的行政公文、规章制度等内部控制管理文件。 3.4经营文件：事业计划、工作总结及合同。 3.5外来文件：法律法规、顾客及供方提供的文件。 3.6法律法规：经济法、合同法、劳动法、安全、卫生、环保法规，原材料、产品法规，国家 相关技术标准，产品使用地政府相关的法律法规。 3.7机密资料：公司的重要秘密，泄露会使公司的利益受特别严重损害。 3.8保密资料：公司内部的一般秘密，泄密会对公司造成不良影响。 职责： 4.1综合管理部档案室负责文件资料、法律法规、电子文件的发行、保管、回收、销毁及文件 资料的编号、保密、借阅等有关的管理活动。 4.2主管领导负责按审批权限审核批准文件资料。 4.3各职能主管岗位负责相关文件的保密、编制、更改及实施。 4.4综合管理部负责开发阶段电子文件及相关资料的管理。 4.5使用单位申请借阅、接受使用有效文件。 过程 01 02 ★ 03 04 05 06 07 08 09 ★ 10 流程控布U （ ★表示关键风险控制点） 文件的收集与编制 文件的收集与编制 责任部门 —输入/输出T 主管岗位 —〈〈内部文件初稿》 —〈〈外来文件》 —〈〈法律法规》 。〈〈文件标识与编码规定》 g入林珅沏 【文件审阅表】 综合管理部 【文件汇总表】 —【法律法规汇总】 综合管理部 【技术资料移交清单】 综合管理部 J【文件分发一览表】 —【记录资料一览表】 使用单位 【文件借阅申请单】 综合管理部 【文件销毁申请单】 综合管理部 【文件修改申请单】 使用单位 —〈〈保密协议》