数字化的组织与实施.docxVIP

档案数字化的组织与实施 为保证中心电子档案扫描加工项目的有序开展和顺利进行，并结合中心实际 情况，就项目工作的组织结构、工作计划、工作流程及工作问题应急处理方案等 各项内容进行表述。以供中心和公司参考。 一、项目工作组织结构 1、 工作领导小组 中心和金贝叶就中心的电子档案扫描项目成立项目工作领导小组， 全方位指 导和协调整个项目工作的开展。工作领导小组负责人员协调、调配，工作场地的 安排、工作施工人员的引进和招聘。负责工作进程的监督检查，针对工作中出现 的各种问题讨论决定解决方案。 项目工作领导小组成员有：中心领导、分管信息科的领导、各业务科室科长 及金贝叶公司经理尹雪松、开发负责人（）、施工负责人（）等。 2、 工作施工小组 项目工作施工小组由金贝叶公司负责开展具体施工工作，现场施工负责人 （）、技术负责人（）。现场施工负责人负责工作人员的招聘和培训指导、具体 工作情况的监督，档案程序开发工作需求的确认和指导、协调公司开发工作和中 心业务需求的衔接工作。技术负责人负责数据问题筛查、 数据问题的定位、数据 的历史问题的汇报和上报，以及负责根据中心就数据问题所做处理方案的具体处 理工作。 注：以下文档中涉及的表格请现场负责人认真填写归档， 做为项目验收的一部分 二?数字化工作人员准备 1、 中心人员 职务：现场交接管理人员 人数要求：一名 专业要求：负责档案管理工作的技术或管理人员。 职责范围： .负责与我方的档案提卷和还卷等交接工作，协同我方人员作好交接清单记录 并签字。 负责监督我方规范化加工。 随时把握我方加工进度并进行协调。 及时关注并抽查我方加工质量。 代表中心与我方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 2、 我方人员 ?管理人员 主要为：熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现 场管理及沟通能力的负责人。 ?工程技术人员 主要为：熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案 管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。 数据采集作业员 主要为：了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的我方数字化制 作工作人员 人员安排如下： 务 职 员 人 注 备 管理人员 项目负责人 的 设 保弓b 源 團 的页叶 资 5 件HK 兵 施 厂代M 人缸责10施』闕 责作负理责双态。 皿工^管皿与状作 配2 、 及展工 1调 计3障进调 现场负责人 案工 管 。做调 档接 员 验人协 的、父 人 终责通 心等 的理的负沟 中徐 场管据目砂 与还 现工数濒心 责和 责加责合中。 负卷 负和负配与作 r狂作2?3 4好工 数据采集人员 扌打丿匚9 3 dz日 l=f订、 匕匕 厶冃 不 意 注 要 定 候 时 的 描。 扫漏 图像处理人员 的去 图 命 的 描去等㈱理加 面处 扫像点将处理行 页按 将图杂町正扯进 将拼 :行去偏纠字字 ：行 污及纠行文文；接 占像也2进3的浅拼像 1图黑2像 楚变4图 肯意扫工 ，留现 花定每描序 3二 AI 7J匚卩 3,象、一丄导 J=rn、 完 否 己t是 查O查 检T 1图么 □ 人员安排表1-1 三、数字化扫描加工的软、硬件准备 3.1软件系统的准备 进行数字化扫描加工的软件系统为电子档案管理系统、数字化扫描加工平台等 3.2硬件的准备 321配备硬件数量及档次要视数据采集工作情况及数据量大小。 3.2.2中心提供PC机作为采集作业使用。（我方也可以自己提供 PC机） 3.2.3场地：中心提供，场地的选择应以有自然光为主，这样对档案的扫描质量 提供了保证，加工场地应离档案储存位置近，档案加工场地应该安装监控设备， 这样提高了借出档案的安全性。 3.2.4办公用具：中心提供打印机（以实际用量为标准）、办公桌椅、档案资料 的装订及打印机所用的全部耗材、网线、交接机等。 3.2.5现场负责人搭建起数字化加工场所的局域网，实现设备的互联互通。 3.2.6现场负责人应安装监控设备，保证借出档案的安全性。 3.2.7其他条件：提供电力和饮水 软、硬件准备如下： 配置表1-1 软硬件名称 数量 详细配置 响应时间 备注 PC机 业务系统正常 运行所要求的 最低配置 项目开始需要 到位 高拍仪 业务系统兼容 的高拍仪。 项目开始需要 到位 打印机及其它 办公设备 项目开始需要 到位 四、确定数字化内容、数量及用户需求 在数据采集之前，首先要客观真实统计数字化内容和数量， 确定用户使用需 求，然后制定对应方案和技术控制以便准确地进行施工安排。 4.1数据范围 数据范围的前期调研，主要是了解客户需要扫描的档案门类， 以及各门类档 案的整体情况，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额 外字段等情况进行明确。 4.2数量评估 在锁定数据范