印章文件管理规则.docxVIP

印章文件使用规定 第一章总则 第1条目的 为适应公司全方位规范化科学管理， 保障公司的合法权益，规范印章管理，减少 因印章使用不当而带来的损失，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化， 特制定本制度。 第2条使用范围 公司内部所有印章的使用、保管均应遵循本规定。 公司内部所有文件的使用、复印、保管均应遵循本规定。 第二章印章保管及使用 第1条印章的保管 1、 公司公章以及合同专用章由行政部保管，财务专用章由财务部保管； 2、 保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除董事长同意 夕卜，不得擅自转交他人代管； 3、 印章的保管必须安全可靠，所有印章都应放置于牢固的枷锁柜内，以免发生 意外； 4、 印章发生损坏、损毁及时上报主管上司，申请报废重新制作。 第2条印章的使用 印章具有标志、权威、凭证和法律作用。因此使用印章是一项严肃的工 作，为防止任何意外发生、保证公司利益必须严守以下制度。 5、 凡需加盖各类印章，必须经有关领导审核批准，其权限应分级掌握，原则是 使用哪一级的印章由哪一级的领导审核批准。部门负责人要审查要加盖印章 的文件的内容是否在授权范围内。审批通过后，通知印章保管人员，方可使 用印章。部门负责人对文件加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责 任； 6、 凡申请使用印章，都应填写《印章使用审批单》,且让部门主管签字； 7、 印章原则上不允许带出公司，对确实需将印章带出使用的，应在填写《外出 携带印章审批单》时载明事项，经申请人员所在部门主管以及董事长审核同 意后，方可携带使用，原则上借出的印章当天归还，不得延误。印意外借期 间的使用由部门负责人负全部责任； 8、 保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对， 经核对无误的方可盖章； 9、 未经董事长同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同 上盖章； 10、 已盖章的文件若不能使用，必须交回行政部销毁； 11、 行政部盖章，并将盖章的文件原件存档保存保管， 在确实无法留存原件时以 复印件存档。 第三章文件保管及使用 第1条文件的保管 12、 保管人员要树立高度的责任心， 保证文件保管和使用的安全。除董事长同意 夕卜，不得擅自转交他人代管； 13、 文件的保管必须安全可靠，所有文件都应放置于牢固的枷锁柜内， 以免发生 意外； 14、 文件复印或借阅交还时，须当面查看活楚，如发现遗失或损坏，应及时报告 主管领导； 15、 文件保管人要做好文件借阅复印登记记录。 第2条文件的使用 15、 凡需借阅文件者，均须填写《文件复印登记表》，依据调阅权限和档案密级， 经部门主管签批后方能调阅，原则上就地阅看，带走的要按时归还。任何人 不得将文件全文抄录，不允许拆卷或在文件上用笔勾画； 16、 凡需复印文件者，均须填写《文件复印登记表》，经部门主管签批后方能复 印；如复印的文件需要加盖公章的，请写进《文件复印审批表》备注一栏里。 本管理制度从公布之日起执行！