物业管理公司邮件报刊收发工作规程.docVIP

物业管理公司邮件、报刊收发工作规程 范围 本标准规定了项目报刊、邮件分发流程和管理要求，适用于大厦所有报刊/邮件（特快专递除外）的处理。 工作流程、工作内容与质量要求 服务流程 工作内容 质量要求 汇总报刊订阅情况1 汇总报刊订阅情况 客户服务部门了解客户订阅报刊情况，建立客户订阅报刊、杂志的清单。 对客户订阅报刊情况清楚，能指导正确发送邮品邮件。 接收邮件2 接收邮件 邮局投递员将邮件投递到物业邮件分拣室。 对于重要邮件（挂号信），接收人员与邮递员当面清点，接收，签字确认。 邮件分拣员仔细核对数量、类别，核准无误后签章确认。 进行邮件分拣3 进行邮件分拣 分拣人员根据报刊/杂志订阅清单进行分拣，填写《邮件收发登记表》（表360-7）。 对已搬走的客户邮件，如有条件，可电话通知客户领取，单独存放并保存二周。超过保存期或无法联系上客户的邮件，退还邮局。 分拣、标识，准确无误，放置有序。 邮件须进行登记。登记内容须准确，字迹清晰，可追溯。 电话通知搬离客户领取邮件，并告知保存期限。 分发邮件4 分发邮件 邮件分拣员将邮件投递到客户区域，并与客户《邮件收发登记表》上签字确认。 分拣时出现退信、退单情况须填写《退信登记表》（表360-55），双方予以确认。 发出邮件须客户签字确认。 客户提出的退信、退单须签字确认，并询问退回理由。 退信处理5 退信处理 误投、地址不详信件、客户退信，邮件