002记录控制程序（确定）.doc

**彩色印刷有限公司 文件编号：QCQP-002 版次：A0版 记录控制程序 日期：2004年06月20日 第 PAGE 1页共 NUMPAGES 1页 1.0目的 对质量管理体系所涵盖的记录进行控制，为证明质量管理体系的有效性和符合性提供证据。 2.0适用范围 本公司的所有记录。 3.0职责 3.1各部门负责本部门的记录归档管理。人事部为记录归口管理部门。 4.0程序 4.1各部门负责收集，整理各部门的记录并负责归档保管； 4.2记录的标识编号按《文件控制程序》执行； 4.3记录填写规范，不得随意涂改。如因笔误或计算错误要修改原始数据，应采用单杠划去原始数据，在其右上方写上更改的数据，记录必须签名，记录应用圆珠笔或钢笔填写； 4.4记录保存和保护 4.4.1人事部制定《记录总览表》，规定各种记录的名称、使用和保管部门、保管期限； 4.4.2各部门填写记录后，每月整理归档记录，并统一归档保管； 4.4.3记录按类别及日期顺序存放于干燥的地方，人事部每6个月检查各部门使用记录及管理情况； 4.5记录发放、借阅和复制 4.5.1各部门填写《文件发放、回收记录》向人事部领用所需的空白记录表格； 4.5.2需要借阅或复制记录时，应填写《文件借阅/复制记录》由记录管理人登记备案； 4.5.2 非本公司的人员未经管理者代表批准，不得查阅记录文档。 4.6记录的销毁处理 记录如超过保管期限，由各部门负责人提出文件销毁申请交管理代表批准后，由授权人员执行销毁，并填写《文件销毁记录》表中的“销毁情况”； 4.7各部门的记录格式由部门负责人组织编制，部门负责人审批，交人事部统一管理； 4.8如记录格式需要更改时，执行《文件控制程序》有关规定。 5.0相关文件和记录 5.1《文件控制程序》 5.2《文件发放、回收记录》 5.3《记录总览表》