销售与收款循环内部控制的主要内容.docxVIP

我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了 S公司销售与收款循环的主要控制流程， 并已与财务经理XXX、销售经理XXX确认下列所述内容。 有关职责分工的政策和程序 S公司建立了下列职责分工政策和程序： （1） 不相容职务相分离。主要包括：订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审 批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。 （2） 各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理 销售与收款业务的全过程。 主要业务活动介绍 （1） 销售 1） 新顾客 如果是新顾客，他们需要先填写“顾客申请表”， 销售经理XXX将进行顾客背景调查， 获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等， 填写“新顾客基本情况表”，并附相 关资料交至信用管理经理X X X审批。 信用管理经理XXX在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。通常情况下， 给予新顾客的信用额度不超过人民币XXX元；若高于该标准，应经总经理XXX审批。 根据经恰当审批的新顾客基本情况表，信息管理员XXX将有关信息输入 Y系统，系 统将自动建立新顾客档案。 完成上述流程后，新顾客即可与公司进行业务往来，向 S公司发出采购订单。 对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。如新顾客能够及时支付货款， 信用良好，则可视同“现有顾客”进行交易。 2） 现有顾客］ 收到现有顾客的采购订单后， 业务员X X X将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以 及至今尚欠的账款余额进行检查， 经销售经理XXX审批后， 交至信用管理经理X X X复核。 如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理X X X审批。 3） 签订合同 经审批后，授权业务员XXX与顾客正式签订销售合同。 信息管理员XXX负责将顾客采购订单和销售合同信息输入 Y系统，由系统自动生成 连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态） 。每周，信息管理员XXX核对本 周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。 每周，应收账款记账员XXX汇总本周内所有签订的销售合同， 并与销售订单核对， 编 制销售信息报告。如有不符，应收账款记账XXX将通知信息管理员XXX, 与其共同调查 该事项。 业务员XXX根据系统显示的“待处理”销售订单信息， 与技术经理X XX、 生产经理 XXX、财务经理XXX分别确认技术、 生产和质量标准以及收款结汇方式， 由生产计划经 理XXX制订生产通知单。如果顾客以信用证方式付款，则在收到信用证后开始投入生产； 如果采用预收货款方式，则在收到 30%的货款后投入生产。 开始生产后，系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。 ［注：生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（ SCL）。］ （2） 记录应收账款 1）记录应收账款 产品生产完工入库后，系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。 信息管理员XXX根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日 期，开具连续编号的销售发票（出口发票一式六联发票） ，交销售经理XXX审核，发票存 根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。 报关部单证员XXX收到销售发票后办理报关手续， 办妥后通知业务员XXX在系统内 填写出运通知单，确定装船时间。出运通知单单的编号在业务员X X X输入销售订单编号后 自动生成。根据系统的设置，如输入错误的销售订单编号，则无法生成相对应的出运通知单。 运输经理X X X根据系统显示的出运通知信息，安排组织发运。 仓储经理X X X安排组织成品出库。 ] 船运公司在货船离岸后，开出货运提单，通知 S公司货物离岸时间。21 信息管理员XXX将商品离岸信息输入系统， 系统内的销售订单状态由“已完工”自动 更改为“已离岸”。」 应收账款记账员XXX根据系统显示的“已离岸”销售订单信息， 将销售发票所载信息 和报关单、货运提单等进行核对。 如所有单证核对一致， 应收账款记账员XXX编制销售确 认会计凭证，后附有关单证，交会计主管XXX复核。 =若核对无误,=会计主管XXX在发票上加盖“相符”印戳, 应收账款记账员X X X据此一| 确认销售收入实现，并将有关信息输入系统， 此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自 动更改为“已处理”。 如果期末商品已经发出但尚未离岸， 则应收账款记账员X X X根据出库单等单证记录应 收账款，并于下月初冲回，当系统显示“已离岸”销售订单信息时，记录销售收入实现。 国内销售除无需办理出口报关手续外， 其他与出口销售流程基本一致。 以下控制流程记 录中将不再涉及国内销售。 [注：产成品发运环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（ SCL）。] 2） 销售退回、折扣与折让