工程建设项目的信息管理.doc

浅谈工程建设项目的信息管理 摘要：站在工程建设项目业主的角度,浅谈信息及信息管理的内容及管理要点和管理方法，并追崇的技术发展,探索了如何致用。??? 关键词：建设项目;业主;信息管理;档案 信息时代的来临为建筑业带来了一场技术革命，在科技应用日渐普及的今天，工程网络化将会是未来建筑业发展的趋势。中国建筑业的管理基础比较落后，在很大程度上轻视信息技术，知识底子薄、设备不够先进也制约了信息技术在中国建筑工程管理领域的发展，整体水平与国际上有着相当的差距。随着中国在世界经济政治舞台角色的逐渐升级，中国建筑业与国际接轨的需求日渐强烈，加强技术创新、积极运用信息技术提高项目管理水平成为建筑业竞争和项目成功运行的关键因素。对于信息工作,不同的时期技术条件不一样，随之而带来的管理内容、管理方式和要求等也有所不同。以下就基本建设项目中业主方对项目信息的管理谈几点认识。1? 在工程建设项目中业主应该管理哪些信息??? 立足于目前的技术水平，我认为业主方在工程建设项目中管理的信息应包括：档案(资料)、电子信息和音像资料。??? 从文件的起草(或接收)到处理成资料，再到整编成档案是档案的生成流程。我们(作为信息管理者)往往面对的是一堆经过使用人初筛的文件，统称为资料。这些资料经过档案工作人员的分类整理和必要的编录，分成了档案、资料和无用文件。??? 随着计算机技术的普及和应用，电子档案已经成为档案人员不得不面对的新问题，这就要求我们必须调整观念、顺应其发展。在工程上，目前面对的有两大类电子档案：图纸(CAD图纸或扫描的图纸)；管理文件的电子版(现在的文稿多由WORD等生成，所以又是原始版。而进度计划的Project文件似只有保留电子版更便于应用)。这里所谈的是电子信息。2? 项目档案如何管理??? 一般把档案的范围界定为三个层次：公司档案、项目档案和工程档案。三者向后包容，项目档案比工程档案多一部分项目论证立项及管理的内容，而公司档案则又多一些有关流域规划、企业活动等内容。??? 对于这些档案该如何管？从常规档案管理的角度出发，首先应确定档案的分类。在自成系统的这个范围内，对管理对象(档案)要有一个系统的分类。行业有分类方案的应尽量采纳，能不自己做的工作(尽量用存在的东西，以互通为宗旨)尽量不要自己去做，但不能适应本项目情况的则一定要改。其次，应收集哪些资料？这就牵涉到必须确定档案的归档范围。范围过宽，浪费人力物力，增加企业成本；范围太窄，则达不到目的，解决不了问题。????? 在界定的归档范围内，如何确定其各部分档案的保管期限，也是我们必须首先解决的问题。依据国家规定的永久、长期、短期三类保管期限，我们认为:大型工程项目这样确定保管期限比较合适：永久(大于50年)、长期(10-50年)、短期(10年)。小于10年保管期限的文件不按档案要求整理和保管，仅作资料保存和利用。??? 以上谈了三个问题：分类、归档范围和保管期限。这三个问题是项目档案管理的最基本问题，制约着所有工作的开展，往往由两个表来实现：项目档案分类表和项目档案归档范围与保管期限表。当然，不是一定要在这两张表备妥之后方可工作，我们指的是要对相关问题有一个确定的认识或成熟的考虑。??? 解决了上面三个基本问题，也就解决了“个性”的问题。在这个前提下，才能够按照国家档案局颁发的科技档案整理的一般要求和相关规范开展工作。3? 项目档案收集与整编中常见的主要问题??? 国家档案局对项目档案的验收强调六个字：齐全、完整、准确。齐全指的是该有的类目不能缺失;完整是指成套的档案中不能少东西;准确是指检验存档的文件是否签认手续齐备,以保证其真实地反映客观实际工程情况。有关几个重点问题是：??? (1)前期文件的收集。??? 前期文件大多产生在项目的准备阶段，那时,组织机构往往不健全、人员不到位(项目能不能上还说不准)，对资料的保管也不够重视，所以,容易缺失文件或者找不到原件。我们应当注意收集以下几方面的文件：项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境影响报告书(或调查报告)、设计任务书(计划任务书)和初步设计报告、融资协议、征地红线图等;??? (2)竣工图的准确与齐全。??? 竣工图成套性比较强，但有时也遗漏某些部位和子项的图纸。竣工图最需要关注的是准确。它的版本很重要，必须是最终的版本。如何实现这一目的呢？对档案人员(或信息管理部门)来说就是严管签认手续，竣工章规定的栏目必须由主管技术负责人签字(不能盖章，盖章容易由其他人代替，达不到签认的目的);??? (3)电子档案的问题。??? 在项目档案中，保留或制作档案的电子拷贝，获益最大的要算是竣工图了。图纸的整理与保管一向比较麻烦，使用中损毁的情况也