国有房地产公司档案管理办法模版.docxVIP

档案管理办法 一、总则 为做好档案管理工作，提高文书、建筑工程档案管理质量，更好地为公司服务，为国家积累档案史料。 对在经营管理活动中，直接形成有保存价值的文件材料、建筑工程资料、电子文档及各种载体等进行归档。 根据《中华人民共和国档案法》和国家关于档案工作的有关规定，结合我司的实际情况特制定本办法。 二、档案管理的职责 （一）集中统一管理文件材料、建筑工程资料、电子文档及各种载体的档案； （二）按照档案工作业务规范接收、收集、管理、保管档案资料； （三）严格执行国家和公司的保密制度，确保档案的完整与安全； （四）组织安排对已超过保管期限的档案资料进行签定、销毁。 三、档案的接收 公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件资料，建筑工程资料、电子文档和各种载体。其主要接收范围有： （一）上级机关颁发的属于本公司要贯彻执行的文件； （二）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料； （三）上级机关转发本公司的文件； （四）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； （五）本公司制定的（包括转发及其他公司联合发的）各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿。如：决定、规定、通知、制度等； （六）公司的请示与上级机关的批复文件； （七）公司各项重要会议的会议记录、会议纪要和其他相关文件； （八）公司部门在经营活动形成的工作计划、总结、报告等文件； （九）公司在经营活动中形成的合同，协议及相应的审报、审批材料； （十）公司在各项业务过程中形成的有关文件、图纸等材料； （十一）公司在征用土地、建设项目、工程施工、竣工的文件资料； （十二）公司领导的任免、员工的录用、专用技术职务评定、聘任、定级、调资及奖、惩等文件材料； （十三）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 四、归档文件整理与立卷 （一）归档文件的整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系、区分不同保存价值，便于保管和查找利用。 （二）归档文件的管理以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件，请示与批复为一件，报告与批示为一件。 （三）归档文件的质量要求 1、归档文件材料应齐全完整。已破损文件应予以修整，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制； 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 （四）归档文件的整理和立卷方法 1、立卷的方法依据文件的问题特征、时间特征以及收发文件特征进行，根据公司档案的特点、采用年度——保管期限分类法进行整理归档； 2、档案管理员应在每年年度开始前，对具有保存价值文件归档； 3、排列方法按事由排列、时间、重要程序等作为参考因素。可根据实际情况选用； 4、参照2006年12月18日国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，我司的文书档案保管期限分为永久、30年、10年。 （1）凡是反映公司主要经营活动和基本历史面貌，需要永久保存。 （2）凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。 （3）凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。 5、归档文件以“件”为单位。并编写文件目录。 6、归档文件的编号 （1）在归档文件（即“件”）的首页上端空白处加盖归档章。 （2）归档文件的编号：应按保管期限，分别设流水号（即：同一年度内、同一个保管期限内从“1”开始逐件编流水号）。 （3）流水号的填写：流水号写在归档章“室编件号”的框格内。 7、档案盒的填写：封面只写“全宗名称”；盒背只写保管期限和起止件号。 五、档案的保管 1、公司全体员工应加强档案管理意识，注意收集公司在工作活动中形成的有保存价值的各类文件材料； 2、为了保证档案材料的齐全，任何个人不得私自保存应归档的文件材料； 3、档案管理员对收进、移出的档案必须进行登记，并及时归档和分类编目； 4、档案存放地点要安全可靠，并应采取必要的措施对不同介质的档案妥善保存。根据需要建立专用档案室和配备足够的档案装具。档案室力求配备防盗、防火、防潮、防虫等设施。必须有专人负责管理。 六、档案的查（借）阅 1、档案的利用是档案管理的目的。为了便于查找和利用，档案管理员要熟悉存储档案的情况，便于为员工服务。 2、员工因工作需要借阅或复印档案时，要办理有关手续后才可借阅。 （1）对一般档案文件，如为借阅人经办的文件，在《档案借阅登记本》登记后，可直接查阅或复印。非借阅人经办的文件，应经部门负责人确认，办公室负责人同意后方可办理借阅手续； （2）外来人员查阅档案资料，须经公司法人代表批准后，方可办理借阅手续； （3）涉及公司经营秘密的文件材料、重要证件，应填写《档案借阅申请单》，经部门负责人确认，报公司法人代表批准后