商务书面沟通培训课件.pptx

第五章 商务书面沟通;第一节 商务书面沟通概述;一、书面沟通的优势;书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。;书面材料可以配合口头表达使用。 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。;二、书面沟通的缺点;三、有效商务书面沟通的特征;三、商务文件写作的原则;一、使用规范的语言和格式;二、根据不同的需要使用不同的语言风格; 中性的文件 中性的文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件。写作这类文件时要注意采用中性的语言、准确的词汇。 负面的文件 负面的文件指阅读者不希望接受的文件。写作这类文件时要注意采用委婉的语气、令人愉快的词汇。; 说服性的文件 说服性的文件是指对阅读者的态度不明了，努力说服其接受己方观点或建议的文件。 说服性文件一定要把握住对方的心理、想法和利益所在，以具有煽动性、感染力的语言加以铺陈。;第二节 商务书面沟通的基本策略;一、从沟通者出发的基本策略;二、从读者出发的基本策略;三、信息组织和写作方式策略;有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。 直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论证 间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题 还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读者的期望，有助于读者更好地获得他们所需要的信息。;第三节 商务写作概述;二、商务写作的注意要点;三、商务写作的技巧;第四节 商务信函的写作 ;一封比较规范、完整的商务信函一般包括以下部分: 信头 存档号码 收信人地址 主题行或标题;称谓 正文 结束语 落款 时间;商务信函的基本特征 ; 一封失败的信 亲爱的先生/女士： 我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限。曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与???相会的可能性，除非另通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……;如何撰写商务信函;信函中常见的重大错误;积极性信函的写作 ;一封积极的促销信;消极性信函的写作;一封拒绝录用信;劝说性信函的写作;推销信;第五节 商务报告的写作;一、商务报告的分类;按写作用途分：临时报告、行动报告、状态或进展报告和总结报告； 按正式程度分：正式报告、一般报告和非正式报告。;二、有效商务报告的特征;三、正式商务报告的书写;四、其他几种商务报告的书写;;2.行动报告的书写 行动报告——对参与了商务旅行、会议、会谈等商务事件的总结报告。 事件、时间、地点 目的 见闻 结论 ;3.状态或进展报告的书写 状态或进展报告——对某一部门的各类业务或某一项目的进展情况进行的总体分析报告。 背景 行动和结果 成本 时间表 总结;第六节 其他常用商务文书的写作;一、备忘录; 备 忘 录 范 例 送达：王达先生（人事总监） 发送人：李蕴（培训部经理） 主题：中层干部培训计划 时间：3月11日15时（周一） 根据您的指示，我草拟了一份“中层干部培训计划”，供您审批。 此次有关本年度中层干部培训的会议将于本周五下午召开。此前，我必须 完成所有会议议程、文件资料的准备工作。所以请您在周四下午之前 对此份培训计划作出指示，以便我作进一步的调整和修改。 附：《2006年度企业中层干部培训计划》一份;二、电子邮件;电子邮件中的礼仪;电子邮件范例;三、明信片和答复卡片;;;1、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。8月-208月-20Tuesday, August 4, 2020 2、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。21:23:4421:23:4421:238/4/2020 9:23:44 PM 3、越是没有本领的就越加自命不凡。8月-2021:23:4421:23Aug-2004-Aug-20 4、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。21:23:4421:23:4421:23Tuesday, August 4, 2020 5、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。8月-208月-2021:23:4421:23:44August 4, 2020 6、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。04 八月 20209:23:44 下午21:23:448月-20 7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。。八月 209:23 下午8月-2021:23August 4, 2020 8、业余生活要有意义，不要越轨。2020/8/4 21:23:4