《文件和记录控制管理程序》.docxVIP

题目： 文件和记录控制管理程序 编号: 起草/日期 审核/日期 生效日期： 批准/日期 颁发部门 备份数： 分发部门： 分发号/持有部门 目的 规范公司文件的编制、发行、销毁、更新以及记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据等，确 保本公司发行和使用的 BCSI体系文件收到有效控制，特制定本程序。 适用范围 适用于本公司对BSCI体系所要求的所有文件与记录的管理和控制。 职责 3.1人事部经理负责本文件的编制，管理者代表负责审核，总经理负责批准。 3.2各部门的文件与记录由各部门组织编制，由部门经理负责审核，管理者代表负责批准。 3.2质量部门负责质量管理体系文件与记录的发放和销毁等。 3.3公司各部门负责对本部门职责范围内文件及记录进行控制和管理。 3.4公司各部门负责本部门生产工作范围内接受的外来资料的收集、存档以及更新，填写登记表，并将登记表 交与人事部。 定义 程序与程序文件一一程序是为完成某项活动所规定的方法；程序文件是描述程序的文件。 记录 用于 BSCI体系过程的相关记录表单。 程序内容 5.1本公司的文件可分为以下几类： 5.1.1 一阶文件：BSCI社会责任管理手册。 5.1.2二阶文件：程序文件（BSCI体系之程序文件），作业指导书等（BSCI之作业指导书）。 5.1.3三阶文件：记录表格。 5.1.4外来文件：国家及行业的法律法规，与产品相关的行业、国家、国际标准，与 BSCI相关的文件等。 5.2文件的编码规则 文件的编号规则： X-Ynnn X代表文件的类型，如： P-程序文件，作业指导书 R-记录表格 L-标签 D-图 Y代表部门 0-公司和QA 人事部 质量部 生产部 维修部 供应链（包括采购部） 市场部（销售部） 财务部 nnn代表同类别同部门的流水号从 001-999。 例如： 质量部的文件号：P-2001 , P-2002等 生产部的文件号：P-3001 , P-3002等 质量部的表格号：R-2001 , R-2002等 5.3文件格式见附录1 5.3.1表头中中文名称使用小三号宋体加粗，英文名称使用小四号 Arial体，其它使用小五号宋体。 5.3.2正文内1级标题中文使用 11号宋体加粗，英文小标题使用 11号Arial体加粗；其它正文中文内容使用 10号宋体，正文英文使用 10号Arial字体；更新内容使用黑粗斜体表示。 5.3.3管理性文件使用中英文，作业指导书至少是中文。 5.4文件发放和销毁 人事门负责对所有受控文件进行受控，在受控文件封面上盖“文件受控”章后由人事部负责保存，在拟发 行的文件的复印件的适当位置加盖“文件受控”章后发放给各部门相关负责人，如文件进行了版本更新， 在销毁旧版本文件的同时，立即发放新版本文件，并填写《文件发放回收单》记录。 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查，对于过时、作废等文件要及时清理、撤换，防止过期 文件的使用，保持动态管理。 5.5文件的更新 5.5.1定期（2年）对文件进行评审，并根据需要进行更新。 5.5.2因生产等需要对相关受控文件进行修改，应根据第 3章节的所规定的要求重新进行审批和发行文件。 5.7记录的编制 记录格式见附录 2,各部门设计自己所需的记录表格内容。 5.8记录的控制 5.8.1各部门对受控记录的名称和格式进行控制。当因生产需要，对原受控记录的名称或格式进行更改，相关 记录的使用人员应征得本部门主管的同意方可对其名称或格式进行修改。 5.8.2所有受控记录的填写应保持内容完整、数据准确、填写及时、笔迹清晰、易于辨认，如有空白，应予以 注明原因。 5.8.3根据记录使用的频率，可按月、季或年由各部门进行收集整理并保存于干燥整洁的环境中，记录保存 3 年后方可有本部门经理审核后进行销毁。 5.9电子质量文档和记录由 Lotus Notes 和ROSS系统自动管理。。 记录 记录名称 表格编号 保存方式 保存年限 文件目录 File List R-0001 纸版 Paper 3年 文件方法回收单 Distribution and Retraction of Document R-0001B 纸版 Paper 3年 外来文件登记表 External File R-0001C 纸版 Paper 3年 记录清单 Form List R-0001D 纸版 Paper 3年 7.程序修订记录 版本号 修订日期 修订内容 修订人 附录1. SACHEM文件名Procedure Name SACHEM 文件名 Procedure Name 文群号: P—*? 版本号： ? 发行日20**-**-* 页料号： */* 目的 Purpose 范围 Scope 职责 Responsibility 定义 DrfiiiirioL