记录管理程序流程图形式.docx

1 1 r ?程序文件 O作业指导 文件编号 COP -02 文件名称：记录管理程序 版 本 A 页 码 1 OF 4 修订状态 版本 修订记录 编制 审核 批准 生效日期 A 首次发行 2006 年 11月1日 发放部门 份数 签收记录 发放部门 份数 签收记录 受控状态  ?程序文件 O作业指导 文件编号 COP -02 文件名称：记录管理程序 版 本 A 页 码 2 OF 4 1目的： 制定各种记录的收集、编写、防护、保管和管理等标准，并为质量管理体系有效的运 作提供相关的证明等。 2使用范围： 适用于本公司质量管理体系内所有与质量活动有关的文件的记录 3职责： 3.1行政部-文控中心：各种记录格式的管制； 3.2相关部门：各种记录格式的制定、使用及保存 4定义：（无） 5作业流程: 序号 流程图 流程说明 责任人 支持文件 记录 1 表单设计 1、各部门文件制作人设计好表 单格式，必须满足以下内容： A:企业名称及 LOGO ; E:表单美观性； C:表单的用途（主要是适用 性）。见附件一《表单格式一览 表》，表单上卜左右页边距及横 竖纸张选择可根据内容而定。 各部门文 件制作人 表单格式 一览表 2 1 1、各部门文件负责人将设计好 文控中 心 文件管理 程序 表单编号 的表单格式交文控中心，由文控 中心进行统一编号。具体按照 《文件管理程序》要求进行。 1 3 1、 各部门负责人对表单的适用 性进行签字确定； 2、 文控中心对表单的格式进行 确定； 3、 审批合格的表单保存一份原 稿存放在文控中心，文控中心将 其在二日内记入《记录览表》 中 各部门负 责人/文 控中心 记录览表 表单审批  ?程序文件 O作业指导 文件编号 COP -02 文件名称：记录管理程序 版 本 A 页 码 3 OF 4 4 表单更 壬改 1、 表格的修改一般为各部门的 表格使用人，由各部门负责人审 核确定后交文控归档。 2、 新版表格确定使用时，各部 门将旧版表单使用完后再使用。 3、 如在现场有发现未按以上执 行，由各部门负责人负责。 各部门文 件制作人 5 1 表单填 F 罠写 1、 不得使用铅笔； 2、 字迹须清晰可辨认； 3、 记录要完整，各栏需填写清 楚，不须填写的地方须划掉； 4、 各种记录填写的内容需更改 时，应当由更改者在更改处签字 /签章。 各部门文 件制作人 6 记录］ r 更改 1、在错误的地方，以笔划线表 示该数据错误，并填上正确的数 据以后，再签上更改者姓名或盖 章以示负责。 各部门文 件制作人 7 记录收 ! 无录 1、各部门文件负责人根据本部 门〈记录一览表〉进行整理收集。 各部门文 件负责人 记录览表 8 记录保管 :防护 1、 各部门文件负责人保存好本 部门记录； 2、 对于保存的文件应注意防潮 及防虫； 各部门文 件负责人 9 1 F 1、 当客户/供应商/第三方认证 机构需查阅目录时，由相关部门 人员陪冋，记录负责人应能迅速 提供相关记录。 2、 当公司内部查阅和追溯相关 记录时，各部门记录负责人应能 找出所要查阅和追溯的记录，公 司对各部门记录的检索方法统 一以目录和其相关对应的编号， 阿拉伯数字流水号进行。 各部门文 件负责人 记录查阅/检索 1 1 10 记录保存 田寸间 1、记录的保存必须满足政府、 安全和法规及顾客的要求， 享有 这种要求时，公司应按政府、安 全和法规及顾客的要求进行保 各部门文 件负责人 记录一览 表 ?程序文件 O作业指导 文件编号 COP -02 文件名称：记录管理程序 版 本 A 页 码 4 OF 4 11记录销毁处理1、 各部门记录负责人按规定的 保管期限进行保存，对于已过保 存期限且无继续保存价值的记录，经文件制作人确认后， 呈报 部门负责人批准，给予销毁，对 于仍需保存的记录，按记录保管 防护要求执行。 11 记录销毁处理 1、 各部门记录负责人按规定的 保管期限进行保存，对于已过保 存期限且无继续保存价值的记 录，经文件制作人确认后， 呈报 部门负责人批准，给予销毁，对 于仍需保存的记录，按记录保管 防护要求执行。 2、 销毁时可用碎纸机式销毁的 方式进行，销毁工作必须由两人 以上进行，也可作再生纸使用。 各部门文 件负责人 6相关文件： 6.1文件管理程序 7相关记录： 7.1记录一览表 8附件： 8.1表单格式一览表 8.2记录一览表 5771001803090012095 579036822859633082 5771001803090012386 576137399735760696 5771001803090013594 578077579902515512 5771001803090012387 577164982601818051 577