物业管理公司新规制度汇编之档案管理新规制度.doc

某物业管理企业制度汇编之档案管理制度 编制本手册关键目标是给企业各级职员工作上之参考，尤其是指导企业办公文件及档案管理。本手册内容基于企业环境条件不一样，故实际施行细节可许可作部分变动，但由企业指示而定。 本手册内容关键为： 一.企业档案管理制度 二.企业档案保管 一.档案管理要求 企业各物业项目标档案资料要求由主管(包含代理主管)负责监督保管，由管理处文员专职文件存档、注记工作。 相关验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务汇报、职员人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，她人不得动用。 档案资料必需按企业要求要求存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 档案目录及存档文件清单每三个月上报企业立案。 档案在历任主管调职、离任时应向企业或接任者办理移交手续，经确定后方可离任。 档案日常需常常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 因工作需要借阅、复印专管部分档案资料，需经主管书面确定，如有违反作泄密处理。 企业将定时巡查上述要求所提及之要求落实情况，对不符合要求保管责任人将作合适处分。 档案资料因保管不妥而造成遗失、泄密，对管理有重大影响及损害企业利益，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任权利。  二.管理保密要求 管理处工作范围内全部企业内部资料，业主、用户单元和管理处职员个人资料及其内所载有通讯地址、联络电话、购/租合约及金额、尤其条款、及企业内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 业主、用户及职员资料统一存放在管理处办公室文件柜中，由管理处秘书专员负责备注、统计及存档等工作，由主管每七天审核，其它工作人员未经许可严禁查阅。 管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定授权人士，方可代为实施以上事务。 因工作所需而放置于办公室、监控中心、接待处业主及用户联络电话、职员个人联络电话、地址等，必需隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 企业制订各类规章制度及工作指导，由管理处统一保管，高级管理员以上级她人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实施借阅目标为指导职员工作及职员培训，严禁任何形式剽窃及复印。 管理处公布各类通知通告，应限定时效，过时收回。 职员应含有维护她人隐私权利法律意识，主动为企业及用户保守秘密，对于任何人士不正常打探行为，应果断拒绝并向管理处汇报。 职员因实施保密要求不妥，致使企业、业主、用户或管理职员利益受不良侵害，企业将按职员守则相关要求从重处罚，并由当事人个人负担造成全部法律责任。 档案管理 一.档案资料 1、 验收档案 土建、设备安装完工资料(图纸、设备资料)； 设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件； 机电设备保养合约； 公共区域设施设备验收统计(管理企业)； 公共区域设施设备移交统计(发展商，承包商和管理企业)； 单元验收及移交统计(承包商、业主和管理企业)； 2、 二次装修档案 用户单元二次装修图则及审批手续； 二次装修期间管理处监督检验资料； 3、 住户资料 业主入伙情况统计； 业主(租户)情况登记(包含名称，单元号，联络人，建筑面积，交接单，入伙时间或租用期限等)； 4、 管理文本汇编 管理协议、管理条约、用户手册等统一装订成册； 各类管理规章制度及装修要求等； 各项管理分包合约； 5、 设备维修保养类 各类设施设备要有专门维修保养制度及应急方法； 各类设施设备有独立维修档案；及日常巡检维修统计； 关键部位如变配电间、监控中心等应有工作日志，交接班统计，巡视统计及人员进出统计； 管理处有用户维修报修单，维修后应有回访统计； 6、 设施设备检测类 变配电间要有供电部门定时电气测试汇报统计； 生活水箱要定时清洗消毒并存统计，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工作应有有效体检证实； 消防泵、管道应有定时试机及换水统计，烟感温感探头应有定时测试工作统计； 其它设施设备检测统计资料； 7、 管理处运作类 管理处正式文件应用电脑打印操作，并有要求电脑档号及存档目录统计； 管理费收缴情况； 管理费财务汇报； 物业管理处运作汇报； 管理处会议统计(包含内部及和发展商或业主委员会) 管理处值班统计 保安值班统计 设备值班和巡检统计 管理工作计划和汇报 工程设备管理计划和汇报 管理处往来信函 用户报修和投诉处理统计 承包商维修或保养工作情况统计 二.档案存档要求 资料内容 文档名称 存档要求 目录索引 土建设备安装完工资料 《完工图则资料》 图纸档案盒(蓝色) 数量：按类建立 每张图纸名称索引 设施设备质检、消防等部门验收文件 《审验文件》 易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本 按设施设备单项设索引 机电设备保养