文书流程管理规范及实务和常见缺失.ppt

文書流程管理規範及 實務與常見缺失 主講人∶行政院研考會視察翁栢萱 988.27 文库专用  簡報內容 壹、制度沿革與法合六類公文時效統計 贰、寘務作業總論捌、一般公文時效管制 参、槛貢劃分 玖、專案管制案件時效管制 肆、管制標準 拾、人民申請案件時效管制 伍、管制方法 拾壹、人民陳情案件時效管制 陸、文詟稽催 拾貳、訴願案件時效管制 柒、公文檢核  壹、制度沿革與法合 ◆文書處理的意義 ◇主要法源:公文程式條例/文書處理手冊/文書 流程管理手冊 ◆文及文處理意涵 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書 文書處理係指文書自收文或交辨起至發文丶 歸檔止之全部流程 行政院研發展考核委員會  貳、實務作業總論讖 ◆管理原則 ☆明確劃分作業權責 心隨時檢討丶定期修訂法令 ☆層層負責’逐級考核 ☆組織丶法令丶執行三大環節密切結合 名詞釋鶉 ◇基本用詞:文書流程管理/文書稽催/文書流程 ◇時效計算:處理時限/限辦日期/可使用時問/ 發文使用時間/發文平均使用日數 ◆文詟型類∶創稿/限期公文/彙辦案件/併辦案件 專案管制 ◆管制技術:自我管理/以文管制/以案管制/ 個件分析/個案分析/公文檢核  參、權賁到分—強調成員自我管理 ◆業務單位職 ◇承辦人員:確保公文品質’依規定期限辦結並注意流程 各階段之查催/管制會稿丶會辦時效 簡化業務處理流程 ◇單位收發人員:管制登錄本單位每一公文流程/ 定期稽催/統計/配合調卷分析 ◇各級單位主管:督促作業時欻/核准展期及來文速別之 調整/建議獎懲 行政院研發展考核委員會  參、權賁劃分 文詟單位職賁 召集會商辦理文書管理電腦仳/文管案管作法/登錄 彙整統計時效及稽催資料 ☆檢查各單位登錄及管制情形/協助推動文書流程簡化 配合調卷分析提供資料/提出獎懲建議。 ◆事賁管制單位職責 ☆建立管理制度/硏訂稽核計畫/定期檢核/個案分析 彙送統計資料/訂定專案管制/特殊性案件作法 共同性問題之協調改進 ◆機關首長職 ☆審核展期超過30日之案件/專案管制及特殊性案件 逾處理時限30日以上者,責成人員限期結案 行政院研發展考核委員會  參、權賁劃分 97年12月修正重點 ◇增列業務單位職責(一)每一成員應自行檢查事項 l丶經辨文件∶自簽辨之日起至發文之日止’應主動 注意關心簽辦丶會辨丶陳核丶發文丶送逹等處理流程 之查催’如有查催困難情事’應即時向單位主管或文 書單位反映處理 ◇增列業務單位職責(二)單位收發人員職責∶Ⅰ丶管 制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間’逐 日檢查公文處理紀錄’對逾期案件未依規定辦理展期 手續者或受會逾時辦理者’應依規定辨理稽催’並將 查催資料提供單位主管參處 行政院研發展考核委員會