2020年新版会议流程及标准.docxVIP

会议接待流程图 主管领导相关部门行政人事部 主管领导 相关部门 行政人事部 开始 会议需求 〈审批\ 拟疋会议申请 通过 预定会议室 人员安排 会前资料、设备及设施准备 会议结束，整理会场 领导签字 L 负责人签字确认 会议记录表 ■ 1 归档 会议接待程序 1、开始 2、相关部门确定会议性质、 会议时间、会议规模等相关信息， 由经办人填写 《会议 申请表》（附表一），交给主管领导审批。 3、将审批过的会议申请表交由行政人事部门， 行政人事部门跟相关部门确定会议的 详细信息，根据会议性质和规模预留会议室。 4、人员安排：行政人事部作出人员安排，具体工作责任到人。 5、会前资料、设备及设施的准备。行政人事部收集、整理会议所需资料、设备（如 投影仪、摄像机、照相机等）及设施 （会场条幅、展板、名牌、花卉等 ），提前准备。 6、会议开始前进行会场布置，包括名牌、资料的摆放，设备的调试。 7、由行政人事部专门人员负责参会人员签到、 接待入场、茶水。如有会中要求， 派 专人负责。 8、会议结束后整理会场，检查仪器设备是否完好。 9、行政人事部形成《会议记录表》 （附表 2），相关部门负责人签字确认，领导签字 完成后归档。 10、结束 会议接待标准 会议接待标准 1、目的 为了规范会议接待行为，划分会议接待职责，保证各类会议的顺利举行，提供 持续稳定的会议接待服务，特制定本标准。 2、 适用范围 本标准适用于各种会议的接待工作 3、 适用部门 主要适用于行政人事部门 4、 会议室的申请 4.1贵宾接待室无需申请，用于接待贵宾休息，洽谈业务。 4.2商务会议室、多媒体会议室。外部人员使用需要提前申请，相关部门填写申请 表，领导审核后方可使用，根据会议性质由行政人事部门来确定会议接待方案。 5、 会议室类型、接待规模和接待要求 5.1贵宾接待室（贵宾临时接待休息） 接待规模：10人以内 接待部门：行政人事部 负责接待人员：前台 接待程序 1、 前台先将贵宾接待室灯光调试好。 2、 引导贵宾进入贵宾接待室就坐。 3、 贵宾就坐后两分钟内倒上茶水。 4、每隔15分钟进入接待室续茶水 5、接待完毕后， 10 之内整理完接待室 商务会议室 会议规模： 15 人以内 会议类型：小型商务会议、公司内部例会 设备配置：电视机，可连接 USB 播放影片 接待部门：行政人事部和相关部门 接待人员：行政人事部专员 接待程序 1、根据会议类型和要求提前准备资料、名牌、横幅等。 2、会议开始前提前准备好茶水。 3、专人负责会议拍照工作。 （根据会议需要） 4、会议完毕后整理归位。 多媒体会议室 会议规模： 80 人以内 会议类型：各类中型会议（如专家评审会，政府考察调研 会等） 设备配置：投影仪、无线话筒 接待程序： 1、行政人事部根据来宾的规模、级别，确定招待人员，必要 时成立会议招待小组，由组长安排人员、分配工作。 2、根据会议要求制作横幅、名牌、欢迎牌等。 3、负责茶水、果盘、花卉的摆放 4、负责投影仪、放映设备、音响、灯光和空调的调试。 5、向来宾介绍公司整体情况，引导来宾参观公司有关场所。 6、联系相关部门或人员协助做好对口业务接待。 7、负责接待过程的摄影工作。 8、会议完毕后，行政人事部门做好收尾工作，整理会议室，会议使用过的 设备归 位， 确定会议室设备器材完好无损。 9、做好相关会议记录，审核完毕后归档。 7、会议室使用注意事项 7.1 会议召开前，确定会议所有设施设备完好。 7.2 会议期间，会中接待人员对会议人员进行监督，防止出现破坏会场设施的行 为（包括桌椅、投影音响设备、名牌等） 。 会议完毕后， 专人整理会场， 将所有物品回归原位， 发现破坏、 遗失第一时间 跟主办方联系，根据《固定资产管理制度》进行相应的赔偿和处罚。 会场内禁止吸烟，违者罚款 50 元。 会议申请表（附表1） 申请部门 申请人 会议名称 会议时间 会议地点 会议规模 会议性质 □公司内部会议 □商务会议 □政府会议 □签约仪式 □其他 会议内容 会议要求 部门负责 人意见 签字 年 月曰 主管领导 审批意见 签字 年 月曰