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科技大学学生会档案管理制度 第一章 总则 为加强学生会系统档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据科技大学学生会章程有关规定，特制订本制度。 第二章 档案机构及其职责 建立档案管理资源分享库。 档案管理工作由校学生会办公室统一领导并负责接收，收集、整理、保管。 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理工作的常态化。 第三章 档案分类 学生会档案按性质可分为人力档案及文件档案，其中每一项均包括纸质档案及电子档案。 学生会成员实习期结束后，需填写《人力资源信息表》，由人力资源部汇总后上报办公室，形成人力资源档案库。 各院分会、各职能部门需于每月末，将本月工作档案发至办公室分类详见《档案编号规范》。 第四章 档案的管理 各院分会、各部门须在规定时间内向校办公室提交档案，由校办公室进行整理、保存。 工作人员需确保存放位置的安全性。 工作人员不得将档案据为己有，随意泄露档案信息。 主席团须根据各院会及校会各部门上报的档案总目录，进行定期或不定期的检查，来监督办公室的管理工作。 档案销毁须报主席团批准，销毁时需有办公室主任进行监督，并进行记录。 因工作需要借阅档案时，需获得办公室主任允许，阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得随意泄露。 档案管理人员需确保档案管理的安全性，不得以任何形式外泄档案，办公室需根据各院会及校会各部门上报的档案总目录，进行定期或不定期的检查，对档案管理工作进行监督。 档案销毁时须报主席团批准，并进行记录。 第五章 处理条例 有下列行为之一，据情节轻重，给予一定处罚。 随意翻阅，导致档案丢失。 管理员没有及时进行管理工作。 随意将档案外借或者信息泄露。 第六章 附则 本制度解释权属于科技大学学生会。