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四川兴茂（集团）有限公司 OA使用管理制度（试行） 第一章 总 则 根据公司实际情况，结合公司当前使用 OA 系统版本，为提高工作效率，有效降低和节约成本，规范办公自动化，保障文件和各种信息传递快捷通畅 ,特制定本制度。 第二章 权限人管理 第一条 OA 系统日常维护， 数据备份、指导培训及新用户的账号申请管理由集团行政部信息主管负责。 第二条 OA 系统中集团行政类公告、 行政文件（红头文件、 奖罚通报等）由集团行政部负责发布。 第三条 OA 系统中新闻频道、任免通知由集团人力资源部负责发布。第四条 公司及部门计划、制度上传及各类表格的启用由总裁办负责 发布。 第五条 子公司内部文件由子公司行政部指定专人负责发布。 第三章 信息发布管理 第六条 在 OA 系统中发布的电子文档，其文种、格式、内容等均参照《公文管理办法》拟制，审核由发文部门负责。 第七条 各子公司 OA 发文权限人，只限于子公司内部文件及公告的发布，对于发布范围为全公司的文件需填写《发文审批单》，由相关领导签字审批后，提交原件到集团行政部，并提供电子档文件，由集团公司专人发布，行政部存档备案。 第八条 OA 系统中的电子公文要与纸质公文一致， 包括发文编号、 签发人、标题、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门等。 第九条 发文权限人在发布重要电子公文（如红头文件等）同时要设定电子公文不能打印，各部门如要打印，需要申请部门负责人签字确认后交予行政部，由行政部统一打印。 第 1页 共 4 页 第十条 OA 系统内协同文件打印成纸质文件， 需注意纸质文件要有协同文件的标题、正文内容、文件发起人、发起时间、补充意见及讨论意见。 （如有插入附件文件，均要打印成纸质文件。） OA 系统中的协同文件跟纸质文件内容需要一致。 第四章 协同办公管理 第十一条 对于 OA 系统协同中各项讨论及审批，为了进程的顺利推进，严禁出现带有个人情绪的言论及措辞，更不得攻击他人，散布谣言，诋毁公司及团队形象。 第十二条 新建 OA 系统协同文件时，应注明文件重要程度（新建流程右处位置）。通常情况下“一般”文件相关协同人员须在三日内回复，“重要”文件在二日内回复，“非常重要”文件应在一日内回复。 第十三条 为保证各类 OA 系统中协同文件的及时处理， OA 系统使用人员应每天及时登录到 OA 系统接收各类文件。如因出差或请假者，应指定授权代理人代为处理，不耽误工作的顺利推进。出差或请假归来，应取 消指定授权代理人设置。员工离职，应将各自部门接收工作的人员指定为授权代理人 后，方能办理 OA 账号注销手续。 第五章 文档管理 第十四条 OA 系统管理员对于 OA 系统中行政文件、 新闻频道、行政公告、常用表格、规章制度等模块内的文件，半年进行一次资料刻盘整理归档。 第十五条 部门指定专人负责该部门在 OA 系统中发布的协同文件，进行归档处理。 第六章 安全保密 第十六条 OA 系统用户须安装杀毒软件，定期维护办公电脑。 第十七条 OA 系统用户不得利用 OA 系统从事危害集体和他人利益的活动，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 第 2页 共 4 页 第十八条 信息主管应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与上级反映，确保系统正常运行；不得乱设、私设 OA 系统用户。 第十九条 OA 系统出现异常， 造成数据存储不完整、 软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由信息主管负责维护。因技术等因素导致系统不能正常工作的，应及时向上级反馈。 第二十条 OA 系统用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。 不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 第二十一条 员工长时间离开自己办公工位时，请锁定电脑，防止重要文件泄漏。 第二十二条 为了文件安全性考虑，对于涉及公司机密及不宜公开的 文件，尽量以纸质文件审批，需在 OA 发布的文件，应严格控制发布范围。 第二十三条 初次申请 OA 用户名时，尽量不使用本人名字的拼音缩写为系统账号，首次登录系统后立即更改密码，不得泄露给他人，同时根据需要及时更换。 第二十四条 离职员工在办理离职手续时，人力资源部应及时告知集团行政部，由行政部统一处理并更改其账号密码。离职手续办理完毕后，立即注销账号。 第七章 应急处理 第二十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在 OA 系统中进行正常使用上传的，应及时通知信息主管。由信息主管快组织有关单位查明原因，排除故障，并在 24 小时内做出响应。 第二十六条 若 24 小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由行政部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障工作的正常开展。 第八章 奖惩制度 第二十七条 OA 系统用户均在