能源信息交流控制程序.docVIP

PAGE 54 能源信息交流控制程序 （编号：EnMS-CX-06） 1 目的 通过信息交流与沟通，使公司能源管理信息得到及时有效的传递和应用。 2 范围 适用于公司内部的能源信息收集、处理和传递，以及公司与外部相关方的信息交流沟通。 3 职责 3.1 管理者代表负责与节能主管部门的联络，通报公司能源管理体系的有关内容。各分管部门负责人负责批转处理外部相关方的投诉，监督责任部门完成。 3.2 安全保障部负责能源管理体系运行有关信息的收集、传递、分析和归档，负责有关能源法律法规及相关要求的收集、传递、分析和归档。 3.3 安全保障部负责组织协调相关部门向外来学习、参观人员传达公司管理的有关要求。 3.4 其他各职能部门负责本部门信息的收集、传递和应用。 3.5 员工参与能源管理方针的制订、评审，负责本岗位有关信息的应用和传递。 4 控制要求 4.1 工作程序 信息收集→信息交流→信息处理→信息反馈 4.2 依据信息来源渠道将能源方面的信息分为内部信息和外部信息，确保信息内容准确可靠，传递迅速无误。 4.2.1 内部信息指公司管理体系运行产生的所有信息，在公司内部传递和应用，主要包括以下信息： 1）能源绩效及能源管理体系的信息； 2）能源目标、指标和管理方案的检查、监测记录，内审和管理评审报告以及管理体系运行的其他记录； 3）不符合或潜在不符合信息； 4) 出现重大能源管理事故的信息及记录； 5) 能源应急准备和响应情况； 6) 培训情况； 7) 各部门之间的日常联络、报表及其他信息沟通等； 8) 相关方对能源方针的获取。 4.2.2 外部信息指有关的法律法规，上级部门、顾客、供方及其他相关方的信息,由各部门根据职责分工在公司内部及外部相关方之间进行传递和沟通，主要包括： 1) 与能源方针、能源管理体系和能源绩效有关的信息； 2) 来源于节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈的有关信息； 3) 法律法规、标准类信息； 4) 来源于顾客、供方及其他相关方的信息。 4.3 信息交流与沟通包括纵向和横向信息沟通: 1) 纵向信息沟通，指上下级之间的信息沟通。上级领导传递给下属的信息包括指示、命令、规章制度、工作程序和要求等；基层管理人员和员工传递给上级领导的信息，包括请示、汇报、报表、意见等； 2) 横向信息沟通，指组织内部各级领导与领导、部门与部门及员工与员工之间的沟通。 4.4 信息交流与沟通的方式： 1) 各种会议的传达和交流； 2) 书面文件、报表； 3) 口头报告或传达、汇报、通报； 4) 电话、宣传栏、简报、公司内部网站； 5) 来函及来信回复； 6) 对外宣传及媒体广告。 4.5 信息的收集与处理 4.5.1 安全保障部负责能源管理体系内审、管理评审、节能主管部门有关信息的收集，根据需要传递到公司领导及相关部门。 4.5.2安全保障部负责与生产能源有关的信息的收集、分析和传递，如：生产能源消耗等信息，根据需要传递到相关部门。 4.5.3 采购员负责与能源服务、产品、设备及备品备件的供方进行信息沟通和交流，对其施加影响，确保其活动符合管理体系要求。信息的收集和传递执行《能源服务、产品、设备和能源采购控制程序》要求。 4.6 内部沟通 4.6.1 总经理确保在不同层次和部门之间，就能源管理体系运行的过程（包括目标、指标的完成情况）及实施的有效性和能源绩效进行沟通，实现全员参与的效果。 4.6.2 员工参与能源管理方针目标、管理方案的制定和评审。并通过班前班后会、合理化建议、领导座谈等方式进行交流和沟通，使员工充分理解方针，了解管理体系要求，并付诸实施。 4.6.3 各部门的内部沟通，采用各种灵活的方式，根据工作进展和目标实现情况进行。 4.6.4 各部门之间的沟通，除进行日常的报告、报表的传递和电话联络外，还通过生产调度会及各分管领导和职能部门组织的协调会，进行沟通和交流。 4.7 外部沟通 管理者代表应决定是否与外界开展沟通，沟通的内容包括能源方针、能源管理体系和能源绩效有关的信息，并将此决定形成文件。 4.7.1 安全保障部根据公司实际情况及时到上级主管部门或当地政府主管部门、专业刊物、互联网上获取国家、地方制定的，适用于公司的能源管理方面的法律法规和其他要求。并对其适用性进行确认，确认后，提出发放申请，分管领导审批后发放到有关使用部门，并在必要时及时更新。 4.7.2 安全保障部按要求通过信函、网络等向政府相关部门提交能源利用状况报告。 4.8 总经理要确保沟通渠道畅通，对发现的问题，必要时按《不符合、纠正、预防措施控制程序》的规定进行整改。 5 相关文件 5.1 《法律、法规和其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》 5.2 《能源服务、产品、设备和能源采购控制程序》 5.3