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电子文件：档案工作者实用手册（二） 第三章 影响 3．1目的 本章的目的是：为档案工作者试图影响本组织的电子文件事务所应该解决的战略问题提供基本清单；描述档案计划应该解决的文件管理基本问题并提出相应策略；提供实施电子档案文件计划的方式；确认该计划的实施需要哪些技术和技能资源；为档案工作者提供有效介入的资源，促进良好的文件保管。 3．2概述 保存具有持续价值的文件并将它们提供利用是档案工作者的使命。但这并不意味档案工作者应该在一边等待，直到机构感到不再需要这些文件的时候。良好的档案建立在形成机构妥善地生成和管理文件的基础之上，这是档案学的一条原则，纸质时期如此，电子时代更加重要，因为缺乏计划会使电子文件早早地消亡。另外一条原则是，档案工作者若要施加影响就必须尽早介入文件的生命周期／连续体。简而言之，档案工作者必须在机构内部做工作以确保：记录机构活动的真实可靠的文件得以形成；确认应作为档案留存的那些文件的完整性和有效性得到维护，直至它们被移交到档案馆。 关于本手册采用的研究方法，我们主要关注的是国家级政府以及国家级档案机构在电子环境中的角色。但书中所论也与私人和志愿部门的档案馆以及其他公共部门的档案馆有关。 3．3重点问题 本章的核心是描述档案工作者在开始处理电子文件时将会遇到的典型环境。全章自上而下分层展开，这样可以从档案原则到实际计划进行一次系统的演绎推理之旅。步骤如下：  确认档案和文件保管原则；  决定战略上要考虑的问题；  实施办法的选择问题；  解决技术问题；  建立适用的技术方法。 每一节都包含一般准则和具体建议两方面。 确认档案和文件保管原则 电子档案文件计划必须以档案原则为坚实的基础。上一届国际档案理事会电子文件管理委员会明确提出的并在本手册第一章引用的四个原则构成本书论述方法的基础。但是，为了对政府的文件形成和管理施加影响，档案工作者需要对这四个原则进行补充，专门增加文件保管和文件管理方面的原则。幸运地是，ISO 15489-1标准列举了共同关心的领域并制订了文件管理员与档案工作者之间共同行动的议程。IS0标准为文件管理计划规定了下列三个原则：  文件是在执行业务活动中形成、收到和利用的。为了支持业务的持续开展、遵守法规要求以及提供必要的说明，组织应该形成和保存真实、可靠和可用的文件，并按要求长期保护这些文件的完整性。  应该把形成和捕捉文件及元数据的规则纳入管理全部业务过程的程序之中，为此要求记录该活动的凭证；  关于业务持续的规划和持续性措施，应确保那些对组织的持续运转至关重要的文件成为风险分析的组成部分，并且在需要的时候得到保护和可被恢复。 ISO 15489-1是制订文件管理计划的国际公认标准。无论一个国家是否具有独立的文件管理学科，均可把该标准作为促进文件保管的基础。ISO标准的价值在于它能够在各种不同的环境下实施。IS0标准里描述的文件管理计划将为良好的档案文件的形成和保管奠定一个非常好的基础。具体来说：  为满足IS0标准第7节提出的要求而形成的文件将会很好地服务于档案目的；  良好的文件保管系统的特性是开发符合现行文件保管和档案需求的系统的共同基础；  标准(第8.3节)阐述的系统能力可为形成和保管符合档案需求和形成机构需求的文件提供充分的基础。 决定战略上要考虑的问题 希望介入电子文件的档案工作者必须牢记关系到他们能否成功的四项基本原则，这些原则将构成其战略眼光的基础：  一个成功计划的关键是要有明确的战略眼光、对该计划能力的现实理解以及适应优先项目和客户需求不断变化的灵活性；  档案工作者要成功就必须抓住时机、积极介入；  档案工作者必须为他们的客户提供附加值和服务；  无论是档案还是文件管理问题都不会成为独立的业务优先项目，然而，机构应该了解和促进档案和文件管理这个基本问题，从而实现更广大的目标：没有文件，公共管理机构和公司就无法有效地运转，而文件和档案管理是实现机构目标所不可或缺的。 建立战略远景 电子文件战略远景必须考虑两个方面：希望实现的档案远景和机构环境的现实。战略远景应该根植于上述确定档案和文件保管原则中提出的档案和文件管理原则。然而，档案馆目前和未来的能力以及档案工作所在组织的状况将决定档案馆应该推行什么样的短期和中期目标，应该采取什么样的方法去影响决策者。上述档案和文件保管原则可能无法在短期内实现，档案工作者应该考虑在保持始终如一的方向的同时一步步地完善。 政府视角 在国家级政府部门工作的档案工作者必须在他们所服务的行政机构制订的战略方向内开展工作。首先是了解政府的目标，这些目标影响文件保管或受文件保管的影响。然后档案馆把自身及其服务置于这些目标的框架中。共同的长期战略政策目标会包括借助电子政府促进公民服务，