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工程部资料管理 一、总则 1、为确保工程资料的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺 利达到《建设工程文件归档整理规范》 (GBT/50328-2001) 的要求，特制定本制度。 2、基本建设工程资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归 档保存价值的文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、 调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声 像材料和其它载体的材料。 3、基本建设工程资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依 据《中华人民共和国档案法》 ，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职 责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档 工作，并确保档案的完整性、准确性。 二、资料管理 1、工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。工 程部集中统一管理本工程全过程的技术资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工 作进行监督、检查，并负责工程技术资料的接收和移交。 2、工程建设中，各种方案、联系函等技术资料由各专业工程师签字管理发放，各有关部门 和施工单位相关负责人办理领用手续并签字确认。各专业工程师办理的相关专业手续、市政 手续、建设部门手续等有关的资料， 由各专业工程师办理后移交工程部兼职资料员签字接收， 兼职资料员负责归档，并留存电子扫描件和复印件。 3、施工图纸在图审中心审查后，由各专业工程师负责保管和归档，负责移交给监理公司和 各施工单位。 三、资料文件的质量规定 1、凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须在盖章栏目处加盖单位公章，各方代表符 合规定的亲笔签名或加盖法人章） 。 2、施工技术记录、工程签证单、设计变更单、工程联系单等表格和数据均使用工程部所统 一规定的形式书写并原件留存归档。 3、主送和抄送本单位的文件材料均应以原件归档。 4、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，工程 部保存复印件。 四、工程资料收发及管理规定 为加强工程资料收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程资料的提供利用，特制定 本制度。 1、工程资料接收 1.1 各施工单位及公司内部提供给工程部的工程资料（工程技术文件、图纸资料、工作联 系函、政府部门的有关文件和手续）由各专业工程师接收后移交于兼职资料员统一归档。 1.2 公司其它部门或工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律由经 办人移交于兼职资料室员归档。 1.3 设备、物资文件，材料部汇同有关部门和单位对设备开箱验收后，由专业工程师及时 将设备资料立卷归档或发放给有关单位。 1.4 兼职资料员对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知 寄发单位或专业工程师补发。 1.5 兼职资料员对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记帐和分类帐（簿式台帐 和电子台帐）。 1.6 登记完毕的工程资料，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部审定的工程 文件分发表及时分发给有关单位和部门。 1.7 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借 阅规定。 2、工程资料发放 2.1 分发外单位和部门的工程资料由各专业工程师归口办理。 2.2 呈送上级领导的工程资料由工程部经理确定发放单位和数量。 2.3 兼职资料员或专业工程师按工程部审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程资 料（当工程施工图、设备资料份数有限时） ，工程部仅提供施工单位一套或二套资料，不足部 分施工单位自行联系复制。 2.4 分发的技术文件、图纸资料、工作联系函、政府部门的有关文件和手续等对外所有资 料应建立资料分发台帐 （台账应写明所发归档的文件资料） ，领取单位领取人应在分发台账上 签字确认，并在所分发的资料原件上签字确认，资料及分发台帐应留存备查。 2.5 为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人 名单，并书面通知工程部，工程部各专业工程师或兼职资料员按指定名单发放工程资料。 3、工程资料存放 3.1 凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值 的文件资料均属存放范围。 3.2 存放的资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，工程部保 存复印件资料文件。 3.3 由公司对外签订的施工合同， 应保留三份原件， 工程部、成本部、财务部各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件。 3.4 存放的资料要进行登记，编制档案存放目录。 3.5 兼职资料员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目