办公室行政管理精细化专项方案.docVIP

办公室 管理精细化方案 办公室精细化管理就是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于提升管理水平、降低管理成本，提升管理效率一个管理方法。 一、办公室管理精细化内容和要求 推进办公室 工作科学化、精细化管理，需做好以下方面工作： 1、定岗定责，权责对等。根据“定岗、定责、定标准”要求，健全办公室工作责任体系。依据办公室工作职能和步骤，科学设置工作岗位。明确界定岗位职责，确定工作衔接节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。根据局部功效最优化、整体功效最大化要求，将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范。 2、优化步骤，保障有序运作。建立科学简约、清楚明了工作步骤，是推进办公室工作科学化、精细化管理前提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作步骤。要依据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依步骤运行。在步骤设计中要做到目标明确，步骤清楚，努力实现各步骤间“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提升效率又降低犯错率。 3、实施考评评议，提升绩效。要合理确定考评标准。对部分程序性、易于量化工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观原因较强工作，设计必需定性评价指标。要采取科学考评方法。充足利用信息系统，自动选择并生成相关工作指标。对部分难以量化指标，辅之以必需人工方法，人机结合，提升考评效率。经过考评对办公室整体职能发挥情况进行全方面评价。 4、完善制度，扎实基础。要健全办公室各个步骤事务管理工作制度，避免出现管理真空。要完善督促检验制度，提升实施力。要对现行制度进行认真清理，保留合理，补充必需，废止过时，形成完善、管用、有效制度体系。 5、强化保障，改善手段。依靠优异信息技术手段支持，实现步骤运转、工作评价标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理必由之路。 三、做好办公室管理精细化具体方法 1、日常管理工作。管理目标：使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化，切实加强精细化管理。 依据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充各项规章制度，审核、编制单位对内、对外公文。负责公文承收、登记、传办、存档等。确保公文时效性和处理规范性，为领导决议和工作开展提供确保。 （1）文件制发。包含打印、审核、校对、分发单位下发各类文件、通知、纪要、通告等。通常文稿由相关处室确实定清样，向办公室申请登记，填写发文记录表。 （2）公文处理。负责上级来文，登记、送阅、审签后分类存档。省市其它部门及下属单位来文，登记、签批后送主管领导阅示。 2、档案管理。管理目标：档案管理步骤清楚、规范，提升办公效率，确保档案安全性及延续性。 （1）对收发文进行分级、分类、编号登记管理。 （2）对档案调阅、借用要根据文件密级要求，实施严格审批、登记、回收管理。 （3）电子文档和纸质文档同时保留，其它影音资料关键保管，做好安全保护工作。改善档案室管理条件，引进“档案电子管理信息化”管理软件，提升科学化、精细化、信息化管理能力。 3、会议通知及业务接待。管理目标：立即、正确、高效。认真做好各类会议通知、会场安排、会议文件印发、会议统计等。确保立即、正确，不出差错。做好业务接待工作。负责联络各类参观、学习、考察事宜。立即完成领导督办事项，和督办完成情况反馈。 4、办公耗材管理。管理目标：降低办公成本，杜绝浪费现象。对于纸张使用进行严格控制，领用时要造册登记，在不影响工作要求前提下可将纸张二次使用。对其它单位部门借用打印、复印情况，需经相关领导审批后，方可登记使用。 5、加强信息管理。目标：上传下达，重质量，讲时效，为发展决议，提供良好企业窗口，树立企业形象。完善单位网站管理。在现有网站基础上改善版面，增加栏目内容。恢复单位原有OA办公自动化系统。利用收发文信息管理系统管理办公室收发文件。 6、车辆调度管理。目标：有效使用车辆，合理控制费用。利用“三秦通”等交费系统有针对性地采取交费方法，达成不停优化效果，降低车辆费用。 （1）集中管理，合理调配。严格按派车单安排车辆，并统计立案。派车单先由用车处室填写清楚用车时间、地点、事由、估计用车时间等，由主管领导审核签字，交车辆主管派车，杜绝公车私用。 （2）在用车空闲合理安排好车辆加油、保养、清洗等事项，确保车辆最好运行状态。 （3）加强驾驶员安全教育，确保安全降低事故发生。