文书档案管理实施细则.doc

文书档案管理实施细则 目的 为加强公司文书档案管理，保证文书档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，根据公司《档 案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。 范围 适用于全公司范围内经营管理、生产技术等工作中形成的文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、 统计、利用等活动的管理。 职责 总经办： 负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责 公司文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。负责对收集起来的档案进行重新编 制件号、盒号、档号。 各部门负责人： 对本单位或项目的文书档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的文 书档案工作进行监督、检查、指导和考核。 各部门档案管理人员： 负责文书档案收集、整理档案资料；对本单位文书档案完整性、归档质量负责。负责 本部门所有文书档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写） 、 编写目录、装盒等。 术语定义 编目 ：指按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。 归档文件目录： 指登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 备考表： 卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 编件号： 是归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“ 1”开始标注，一份文件编一个件号。 目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。 来源单位 / 部门： 文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，来源单位 / 部门一栏填写公司全称 加上部门全称。 来源单位 / 部门名称太长可使用通用简称。 过多时可以适当省略。 批准通过的审批表， 来源单 位 / 部门为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。 文号 ：发文的字号。由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。 档案名称： 即文件的标题。文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名、但不能 真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“ [ ] ”。重新拟的题名必须包括责任者、问题、文 种三要素。 日期： 文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。例如： 。 页数： 为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。 备注： 用于填写需要说明的情况。 细则内容 总 则 文书档案既是日常经营管理的重要依据，也是考查员工日常工作的凭据。各部门必须做到保管管理工作，保 证档案完整、正确、系统、安全和有效地开发利用，以实现资源有效共享。员工离职前必须办完档案交接工作方可离职。 文书类档案实行“部门预立卷”的原则。 文书类档案须按照文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，保证归档材料齐全完整，保管期限划分准确，文件整理科学合理，档案保管相对集中，查询利用方便安全。 归档主体、范围及保管期限 归档主体： 文书类档案按档案产生年限按类目收集归档。 归档范围： 是公司自筹建以来开展的各种工作和生产活动中形成的反映公司主要职能活动和基本历史面貌的；需要贯彻执行的上级、同级公司的文件材料，下级报送的重要文件及对其他有查考价值的各种文字、名册、图表、电子等各种载体形式的文件材料。具体范围见《档案归档范围及分类编号表》中的“文书档案归档范围及保管期限表” 。 保管期限： 保管期限分为：永久、 30 年、 10 年；按照本公司制订的《档案归档范围及分类编号表》中的“文书档案归档范围及保管期限表”来确定每一件文件的保管期限。 收集 各岗位人员必须养成工作有记录的好习惯，随时记录和整理工作中形成的文件资料。 各单位负责文件管理的人员应对所有收到和发出文件必须如实登记和妥善保管。 原则上在每年 4 月 30 日前，各部门依据归档范围， 参考本部门收发文记录， 检查核对移交文件材料的种类、数量、时间、完整性及存在问题，根据通知的时间规定移交档案室。 凡是属于归档范围文件材料，必须按规定向公司档案管理部门移交实行集中统一管理，如何个人不得据为己有或拒绝移交。 整理 档案室最终档案整理完成时间为 6月30日。档案的整理工作是按照一定的原则建立档案实体的管理次序。按划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目和装盒上架八个环节进行。每年归档工作结束后，不应出现未归档的档案；如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在该年度同一保管期限已归档文件之后编号归档。 . 1 划分保管期限 ：按照本公司制订的《档案归档范围及分类编号表》里面的“文书档案归档范围及保管期 限表”来确定每一件文件的保管期限。 . 2 装订： 以“件”为单位进行装订。 ① 一般以单份文件为一件。 ② 各种报表、名册、 图册、书刊等，一册（本、套） 作为一件。 正本与定稿